До 17 декабря 2021 составьте график отпусков

График отпусков – обязательный документ на фирме. Его составляют ежегодно и в строго установленные сроки.

Каких сотрудников включать в график отпусков

Представители Роструда обращают внимание, что при составлении графика отпусков работодатель должен включить в него всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе:

• работающих дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
• которые подали заявление на увольнение по собственному желанию (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
• работают в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени. Их тоже нужно включить в график отпусков, но при условии, что будет достоверно известно о том, что такие сотрудники воспользуются ежегодным оплачиваемым отпуском;
• которые только трудоустроились на фирму. По общим правилам право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска у работников возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы. Однако по согласованию с работодателем отпуск может быть предоставлен работнику до истечения 6-ти месяцев непрерывной работы.

При составлении графика отпусков особое внимание обратите также на лиц, которые:

• имеют право уйти в отпуск в любое удобное для них время. Например, это многодетные сотрудники с детьми до 14-ти лет. Так, работникам, имеющим 3-х и более детей в возрасте до 18-ти лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время до достижения младшим из детей возраста 14-ти лет, а не 12-ти лет, как было ранее. Учитывайте это новшество, внесенное Федеральным законом от 09.03.2021 № 34-ФЗ в статью 262.2 Трудового кодекса;
• работают по совместительству. Совместителям отпуск придется предоставить независимо от дат, указанных в графике. Поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 Трудового кодекса). То есть, если в графике вы установите совместителю одни даты отпуска, но по основному месту работы ему установят отпуск в другое время, то вы не сможете отказать совместителю в его предоставлении отпуска на том основании, что в вашем графике указана иная дата.

В какой срок надо составить график отпусков

График отпусков на 2022 год нужно составить и утвердить за 2 недели до наступления нового календарного года. То есть до 17 декабря 2021 года включительно.

Как оформить график отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26. Но организация вправе использовать и собственную форму.

График отпусков должен утвердить руководитель организации. Для этого в графике отпусков, оформлямом:

• по унифицированной форме N Т-7 заполните сведения о руководителе (должность, Ф.И.О) лица, утверждающего график отпусков под строкой «УТВЕРЖДАЮ». Здесь же понадобится подпись руководителя организации и ее расшифровка;
• по собственной форме, которая разработана в организации, – проставьте гриф «УТВЕРЖДАЮ» на первом листе графика отпусков в правом верхнем углу. В нем укажите должность и Ф.И.О. лица, утверждающего график отпусков, а также дату утверждения и оставьте место для подписи.

Как ознакомить с графиком отпусков сотрудников

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. То есть с ним вы можете ознакомить работников под подпись. Для этого можете внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков.

Наличие графика отпусков проверят инспекторы по труду

Наличие у вас графика отпусков проверит трудовая инспекция. При этом трудовой инспектор обратит внимание на то, утвердили ли вы график отпусков в положенный срок, т.е. не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. И учли ли при этом мнение профсоюза (если он есть в организации) (п. 5 проверочного листа № 15, приведенного приказом Роструда от 10.11.2017 № 655).

Административный штраф за отсутствие графика отпусков

За отсутствие графика отпусков последует штраф по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. За первое нарушение возможно вынесение предупреждения или штраф. Для организации размер штрафа установлен до 50 тыс. рублей.

Если отсутствие графика отпусков выявят повторно, то последует дисквалификация должностного лица от года до 3-х лет и (или) штраф в размере 70 тыс. рублей.