Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – доверенность, созданная в электронной форме, которую подписал ИП либо уполномоченный представитель организации, имеющий право действовать от ее имени без доверенности, т.е. руководитель организации.

Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы работник организации подписывал своей электронной подписью документы от имени компании или предпринимателя.

Минцифры в 2021 году утвердило:

• единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи – приказом от 18.08.2021 № 857;
• единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях – приказом от 18.08.2021 № 858.

Вышеперечисленные приказы Минцифры вступят в силу с 1 марта 2022 года.

До 1 марта 2022 отложены правила о машиночитаемых доверенностях

С 1 января 2022 должен был вступить в силу пункт 14 статьи 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, в соответствии с которым, электронная подпись юрлица выдается исключительно на имя уполномоченного представителя организации или ИП, а сотрудники организации или ИП должны в своей деятельности применять электронную подпись физического лица.

Для подтверждения полномочий сотрудника организации или ИП на выполнение действий от их имени нужно представлять МЧД на его имя, подписанную электронной подписью уполномоченного представителя организации или ИП.

Формат такой МЧД опубликуют на официальных сайтах информационных систем, в которых предполагается применение указанных МЧД.

Но вступление этих правил о машиночитаемой доверенности отложили также до 1 марта 2022 года (п. 2.1 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Какой формат машиночитаемой доверенности использовать

Государственные органы власти, ведомства и службы, которые получают документы от организаций и ИП, могут утвердить свои форматы доверенности в соответствии с установленными требованиями. Например, приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445 уже разработан формат электронной доверенности для представительства в налоговых инспекциях. В таком случае организации смогут выбрать, какую доверенность использовать для работы с налоговой службой — от ФНС или Минцифры.

При этом представители налоговой службы рекомендуют уточнять у оператора информационной системы, какой формат машиночитаемой доверенности использовать. Например, ЦБ РФ письмом от 08.09.2021 № 017-46-2/8806 сообщил о размещении на своем сайте формы машиночитаемой доверенности и о правилах ее формирования.

МЧД в отношениях с ЦБ РФ представляет собой файл формата xml. В МЧД указываются именно те полномочия, которые руководитель доверяет конкретному представителю при электронном взаимодействии с Банком России через личный кабинет.

Так, чтобы сформировать машиночитаемую доверенность для представительства в отношениях с ЦБ РФ, нужно, чтобы:

• ответственный сотрудник сформировал МЧД в формате xml (в рамках функционала, реализованного в личном кабинете участника информационного обмена);
• ответственный сотрудник передал на подпись сформированную доверенность лицу, уполномоченному на действия от имени участника информационного обмена без доверенности;
• лицо, уполномоченное на действия от имени участника информационного обмена без доверенности, подписывало МЧД с использованием квалифицированного сертификата проверки ключа электронной подписи, выданного аккредитованным удостоверяющим центром Банка России.

Одновременно ЦБ РФ напомнил, что с 1 марта 2022 года в случае представления в Банк России электронного документа, подписанного КЭП физлица, являющегося представителем участника информационного обмена по доверенности, требуется одновременное представление доверенности в электронной форме в машиночитаемом виде.

Доверенное лицо должно использовать МЧД при каждой отправке документов в адрес ЦБ РФ через личный кабинет участника информационного обмена.

Переходный период к МЧД в течение 2022 года

Отметим, что до конца 2022 года действует «переходный» период к МЧД и добровольный порядок ее применения.

В это время работник организации сможет получить подпись на свое имя как физическое лицо, а руководитель сформировать к ней машиночитаемую доверенность. Или же он сможет подписывать документы подписью, которая была получена в удостоверяющем центре ФНС на представителя организации по электронной доверенности старого формата.