Командировочные затраты в РСВ при оплате их самим работодателем

Компания сама приобрела проездные билеты до места командировки и обратно и оплатила проживание сотрудников в гостинице. В связи с этим у нее возник вопрос, надо ли отражать эти расходы при заполнении РСВ. Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме от 15.05.2025 № 03-15-05/47702.

Объектом обложения страховыми взносами на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса являются все выплаты в пользу работника, производимые в связи с наличием трудовых отношений между работником и организацией, в том числе и оплата организацией командировочных расходов сотрудника.

База для исчисления взносов определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.

Расходы на проживание и проезд в командировке включаются в объект обложения страховыми взносами, но не облагаются ими при условии документального подтверждения (п. 1 ст. 420, п. 2 ст. 422 Налогового кодекса).

Пункт 2 статьи 422 Налогового кодекса предусматривает, что страховыми взносами не облагается оплата организацией расходов на командировки работников (суточные, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 Кодекса, оплата фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов работников на проезд до места назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения и др.).

В этой связи база для исчисления страховых взносов определяется как сумма всех выплат и иных вознаграждений в пользу работника, включая оплату организацией расходов на командировки работника, за минусом сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса, не подлежащих обложению страховыми взносами, в том числе сумм фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов работников.

РСВ заполняется в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Минфин отметил, что в РСВ отражаются все выплаты в пользу работников, включенные в объект обложения страховых взносов.

Суммы в виде оплаты организацией расходов на командировки сотрудников отражаются в РСВ:

• по строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 420 Налогового кодекса Российской Федерации» подраздела 1 раздела 1 РСВ;
• по строке 040 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса Российской Федерации» подраздела 1 раздела 1 РСВ.

База для исчисления взносов, отражаемая по строке 050 «База для исчисления страховых взносов» подраздела 1 раздела 1 РСВ формируется как разница соответствующих строк (030 - 040) подраздела 1 раздела 1 Расчета.

В разделе 3 РСВ все выплаты в пользу конкретного работника, включенные в объект обложения страховых взносов, в том числе суммы в виде оплаты работодателем затрат на командировки сотрудника, отражаются:

• в графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений» подраздела 3.2.1 (Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица) раздела 3 РСВ;
• по строке 150 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета — база для исчисления страховых взносов по данному работнику, формируемая как разница суммы выплат и иных вознаграждений, отраженной в графе 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета, и суммы расходов на командировку данного работника.

В связи с этим суммы расходов на командировки работников отражаются организацией в соответствующих строках РСВ.

На этот порядок заполнения РСВ не влияет порядок осуществления самих командировочных расходов - работником или работодателем.