Когда можно не сдавать персонифицированные сведения в ФНС

С 2023 года работодатели ежемесячно направляют налоговикам персонифицированные сведения о физических лицах.

Отчет по этой форме, а также его формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Подавать персонифицированные сведения требуется в ИФНС не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

В отчете отражаются персональные данные всех сотрудников - застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.

При этом в отчет включаются следующие физические лица:

• сотрудники по трудовым договорам;
• исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
• исполнители по договорам авторского заказа;
• авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права РИД, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

В ФНС отмечают, что в отчете по персонифицированным сведениям нужно отражать также данные о физлицах, в пользу которых в отчетном периоде не начислялись выплаты и вознаграждения. Например, по работнику, который находится в отпуске по беременности и родам (по уходу за ребенком до 3-х лет).

Нужно сдавать также сведения компаниям без работников с единственным учредителем, который является директором. В этих случаях заполняются только строки 020-060 отчета.

В то же время, если в компании есть лица, которых нельзя отнести к застрахованным, то отчет по ним сдавать не нужно. Например, если между директором и компанией отсутствуют признаки трудовых отношений или признаков осуществления работы по ГПД. Либо если директор не получает зарплату или вознаграждение за выполнение трудовых функций (функций по гражданско-правовому договору), а выполняет их безвозмездно.

Индивидуальные предприниматели, не выплачивающие доходы работникам и иным физическим лицам, также этот отчет не представляют.

Помимо этого, представители налогового ведомства обратили внимание на еще один случай, когда отчет по персданным сотрудников сдавать не нужно.

В ФНС отметили, что поскольку форма персонифицированных сведений о физлицах содержит показатели в отношении них, идентичные показателям раздела 3 РСВ, а именно ФИО, СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений, то плательщикам страховым взносов можно представлять персонифицированные сведения только за 1-ый и 2-ой месяцы из последних 3-х месяцев расчетного (отчетного) периода.

За 3-ий месяц представлять отчет не нужно, так как аналогичные данные будут содержаться в разделе 3 РСВ, который представляется ежеквартально.

Такой подход, по мнению налоговиков, не станет препятствовать оперативному использованию данных о доходах физлиц для определения уровня дохода граждан, которым меры социальной поддержки назначаются в зависимости от нуждаемости. Об этом представители ФНС сообщили в письме от 06.03.2023 г. № БС-4-11/2593@.