Как заполнять ЕФС 1 при реорганизации

Обновленная форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». Отдельные вопросы ее заполнения возникают в случае реорганизации юрлица.

Заполнение формы ЕФС-1 в случае слияния

Если при реорганизации меняется наименование компании - страхователя, нужно представить подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», отразив прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР.

Данные сведения могут быть представлены в СФР как предыдущим, так и новым работодателем.

Если переименование страхователя производится без изменения регистрационного номера, то необходимо дважды указывать действующий регистрационный номер в СФР.

Сведения о трудовой деятельности с КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» должны быть представлены в отношении всех застрахованных лиц, принявших решение работать у нового страхователя (организация-правопреемник).

В случае если при реорганизации происходит изменение трудовой функции работника, то дополнительно представляется подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с КМ «ПЕРЕВОД» с указанием в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» новой должности или наименования структурного подразделения.

При этом сведения с КМ «ПЕРЕВОД» представляются обоими страхователями.

При этом, если застрахованное лицо отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, то страхователю до завершения процедуры реорганизации необходимо представить на данного работника форму ЕФС-1 с КМ «УВОЛЬНЕНИЕ». Это отметил Минфин в письме от 25.06.2024 г. № 19-20/28627.

Заполнение формы ЕФС-1 в случае присоединения

До завершения процедуры реорганизации юрлицо должно представить форму ЕФС-1 с КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Форма представляется одной из организаций как организацией-правопредшественником, так и организацией - правопреемником с указанием в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение», что организация-правопредшественник реорганизована (дата реорганизации) в форме присоединения к организации-правоприемнику.

Если при этом сотрудников переводят на другую должность, организация- правопреемник должна представить форму ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД», с указанием в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» наименования должности и структурного подразделения, в которое перевелся работник.

Заполнение формы ЕФС-1 в случае выделения

Выделяемая организация должна отразить кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», с указанием в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), что общество 2 создано путем выделения из общества 1.

В случае если работник согласен продолжить трудовые отношения во вновь созданной организации, он переводится в эту организацию без расторжения трудового договора, при этом в трудовом договоре необходимо указать измененные сведения о работодателе в ходе реорганизации, подписав дополнительные соглашения с работниками.

В этой связи в случае перехода работника во вновь созданную организацию необходимо указать следующие кадровые мероприятия:

• страхователь по прежнему месту работы зарегистрированного лица представляет в территориальный орган СФР по месту своей регистрации подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» с указанием в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» наименование организации, в которую переводится работник;
• страхователь по новому месту работы зарегистрированного лица представляет в территориальное отделение СФР по месту своей регистрации подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» с указанием в графе 5 наименования организации, из которой перевелся работник, должности, профессии, специальности, квалификации, структурного подразделения.

Сроки представления формы ЕФС-1 в случае реорганизации

Срок представления кадровых мероприятий «Переименование», «Перевод» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление кадрового мероприятия.