Учет компенсаций за служебные поездки на личных электромобилях

По общему правилу затраты в виде возмещения сотрудникам расходов за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в целях налога на прибыль.

Такие расходы относятся к прочим и учитываются в пределах норм, установленных Правительством (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Нормы расходов организации на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей установлены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (далее — постановление Правительства от 08.02.2002 № 92).

По этому документу у компании есть возможность учесть расходы в следующих пределах:

• 2 400 рублей за автомобиль с двигателем до 2000 куб. см включительно;
• 3 000 рублей за автомобиль с двигателем свыше 2000 куб. сантиметров;
• 1 200 рублей – за мотоциклы.

Налогоплательщики вправе учесть расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля только в пределах вышеустановленных норм.

В случае, если компания использует транспортные средства, которые не перечислены в постановлении Правительства от 08.02.2002 № 92, расходы, которые возмещаются сотруднику за их использование в служебных целях в целях налога на прибыль учесть нельзя.

К примеру, за использование электромобилей. На это обратил внимание Минфин в письме от 19.08.2025 № 03-03-06/1/80897.

Он отметил, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, категории которых не предусмотрены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92, для целей налогообложения прибыли не учитываются.

Напомним, что компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх утвержденных норм в расходах для целей налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 Налогового кодекса).

При этом для целей налогообложения прибыли нормируется общая сумма компенсации, включая возмещение фактически понесенных эксплуатационных расходов (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ) (письмо Минфина от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838).

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

Для признания расхода в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля необходимо документальное подтверждение использования транспортного средства в интересах организации. Для этих целей, по мнению Минфина, можно использовать путевые листы (письмо от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).