Налоговые последствия схемы вывода средств под видом подотчетных сумм

Выдать сотруднику деньги под отчет — обычная хозяйственная операция, знакомая любой организации. Однако, по мнению налоговиков, именно она остается одним из самых распространенных инструментов неправомерного вывода капитала. Они нередко выявляют схемы, когда под видом подотчетных сумм организации скрывают фактический доход сотрудников без уплаты НДФЛ и страховых взносов либо обналичивают средства через цепочку технических компаний. Формальное ведение кассовых операций без реального движения товарно-материальных ценностей квалифицируется как правонарушение, направленное на получение необоснованной налоговой выгоды.

Чеки не всегда подтверждают расходование подотчетных денег на нужды компании

К примеру, директор и одновременно единственный участник общества регулярно получал деньги с банковского счета компании с назначением «под отчет».

Только за первое полугодие 2024 года ему перечислили 7,097 млн рублей. Компания утверждала, что деньги расходовались на приобретение строительных материалов и других товаров для хозяйственной деятельности. По выданным суммам были оформлены авансовые отчеты и представлены чеки, а неиспользованные остатки, по утверждению общества, возвращались в кассу.

[button text="Выдаете сотрудникам деньги под отчет? Проверим налоговые риски"]

Однако при проверке документов инспекция обнаружила обстоятельства, которые не позволили связать значительную часть расходов с деятельностью компании.

Например, среди покупок оказались пищевые добавки, шланг для душа и техническая диагностика автомобиля, которого у организации не было. Часть подотчетных денег директор использовал для погашения своего личного кредита.

Возникли вопросы и непосредственно к чекам. Некоторые из них были оплачены другими лицами. В отдельных документах отсутствовали сведения, позволяющие установить компанию в качестве покупателя. Поэтому сам факт наличия кассового чека еще не подтверждал, что соответствующий расход понесло именно общество.

Инспекция выявила и противоречия в авансовых отчетах. В частности, остаток подотчетных средств на конец одного периода не совпадал с остатком на начало следующего.

Отдельным предметом спора стали суммы, которые директор оформил как возвращенные в кассу. Суды оценивали не только приходные кассовые документы, но и дальнейшее движение этих денег. В результате часть сумм, формально отраженных как возвращенные, также вошла в расчет дохода директора.

В итоге более 5 млн рублей были квалифицированы как его доход. Компании доначислили НДФЛ и страховые взносы. Суды поддержали налоговый орган (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 21.08.2026 № Ф01-8029/2026).

Это дело показывает, почему одной формальной первички недостаточно. Инспекция может проверить содержание каждой покупки, лицо, фактически оплатившее чек, связь приобретения с деятельностью организации, движение остатков и соответствие данных разных учетных документов.

Физлица отказались от сделок, которыми подтверждали расходование денег

Другой механизм исследовался в споре с компанией, которая приобретала сырье с содержанием драгоценных металлов — автомобильные катализаторы. Часть закупок у физических лиц оформлялась через работников, получавших деньги под отчет.

По документам схема выглядела как обычная закупка: сотрудники получали средства, рассчитывались с физлицами и представляли документы для закрытия подотчета.

[button text="Есть вопросы к авансовым отчетам и первичке? Проведем налоговый аудит"]

Но налоговая решила проверить не только представленные компанией бумаги, но и самих продавцов, сведения о которых содержались в документах.

Физлица заявили, что не продавали обществу катализаторы и лом, не получали от него деньги и не подписывали представленные приемо-сдаточные акты.

Инспекция обнаружила и проблемы с документальным оформлением закупок. В частности, отсутствовала часть документов, предусмотренных для операций с ломом цветных металлов. За 2019–2020 годы расходы по счету 71 подтверждались в том числе товарными чеками без соответствующих приемо-сдаточных актов.

В результате расходы на закупки у физлиц на сумму 193,627 млн рублей признали неподтвержденными. По этому эпизоду возникло доначисление налога на прибыль в размере 27,521 млн рублей. Средства, которые подотчетные лица получили для расчетов по операциям, реальность которых не была подтверждена, были квалифицированы как их доход.

Особенность этого дела в способе проверки подотчетной схемы. Формальные документы сопоставили с показаниями лиц, которые якобы выступали продавцами. Когда указанные в первичке физлица отказались от самих сделок, получения денег и своих подписей, документы компании перестали подтверждать заявленную хозяйственную операцию.

Суды также исследовали наличие специальных документов, которыми должны были оформляться соответствующие закупки, и данные бухгалтерского учета.

При первоначальном рассмотрении спора суды не дали надлежащей оценки этим обстоятельствам, поэтому кассация направила дело на новое рассмотрение. После него требования компании по соответствующим эпизодам удовлетворены не были (постановление Арбитражного суда Московского округа от 20.11.2025 № Ф05-15443/2024).

Таким образом, если подотчетные деньги используются для массовых закупок у физлиц, налоговая может выйти за пределы проверки чеков и авансовых отчетов и проверить самих продавцов, получение ими денег, подписание документов и соблюдение порядка оформления конкретного вида закупок.

Проблемы с контрагентами не доказали личный доход директора

Не всегда претензии к операциям с подотчетными средствами позволяют налоговой признать их доходом работника. К примеру, суды подробно исследовали фактическое движение денег и приобретенных товаров и пришли к выводу, что компания смогла подтвердить расходование средств в своих интересах.

Директор получил 13,927 млн рублей для расчетов с несколькими контрагентами. В ходе проверки налоговая установила обстоятельства, которые, по ее мнению, свидетельствовали об отсутствии реальных хозяйственных отношений общества с указанными поставщиками.

[button text="Есть крупные подотчетные суммы? Проверим документы до налоговой проверки"]

Из этого инспекция сделала следующий вывод: деньги, перечисленные директору, предназначались для обналичивания и фактически являлись его доходом. В частности, компании предъявили 1,811 млн рублей НДФЛ, а также доначислили страховые взносы.

Но суды не согласились автоматически переносить выводы о взаимоотношениях с контрагентами на вопрос о получении директором личного дохода.

Они отдельно исследовали фактическое движение денег и товаров.

В момент расчетов у общества не хватало собственных средств на расчетном счете и в кассе. Директор привлекал займы у учредителей и других лиц, рассчитывался за необходимые компании товары, а впоследствии общество компенсировало ему понесенные расходы. После получения компенсации директор возвращал деньги заимодавцам.

Компания представила расписки, причем возврат средств подтверждался в том числе собственноручными отметками заимодавцев. Налоговая не доказала недействительность договоров займа.

Суды также изучили авансовые отчеты на спорную сумму, кассовые чеки, приказ общества о компенсации сотрудникам расходов, понесенных в его интересах, письма контрагентов и пояснения директора.

Но принципиальное значение имели не только документы о движении денег. Компания смогла подтвердить само приобретение товарно-материальных ценностей, их оплату, оприходование и дальнейшее использование в производственной и хозяйственной деятельности. Налоговая не опровергла факт приобретения соответствующих товаров по рыночным ценам.

Поэтому суды разграничили два обстоятельства: претензии инспекции к взаимоотношениям общества с указанными контрагентами и наличие экономической выгоды непосредственно у директора.

В результате оснований считать 13,927 млн рублей личным доходом директора суды не нашли. Доначисления НДФЛ и страховых взносов по этому эпизоду признали неправомерными, а кассация оставила соответствующие выводы нижестоящих судов без изменения (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 29.05.2025 по делу № А54-8835/2021).

Что налоговики проверяют в операциях с подотчетными суммами

Споры о подотчетных суммах во многом зависят от того, может ли компания подтвердить реальное использование денег в своих интересах, а не только представить формально оформленные авансовые отчеты и чеки.

ТАБЛИЦА «Какие признаки подотчетной схемы налоговая проверяет на практике»

Что проверяли	Что вызвало претензии налоговиков	Судебное решение
Связаны ли покупки по авансовым отчетам с деятельностью компании	Среди расходов были траты на сомнительные покупки. Часть денег была потрачена на диагностику автомобиля, которого не было у организации. Часть денег директор направил на погашение личного кредита. Эти обстоятельства подтвердили, что часть подотчетных средств фактически использовалась не в интересах компании	постановление АС Волго-Вятского округа от 21.08.2026 № Ф01-8029/2026
Кто фактически оплачивал покупки по представленным чекам	Часть чеков была оплачена другими лицами, а некоторые кассовые чеки не позволяли установить компанию в качестве покупателя. Поэтому наличие чеков само по себе не подтвердило расходование выданных директору денег на нужды организации	постановление АС Волго-Вятского округа от 21.08.2026 № Ф01-8029/2026
Сходятся ли данные авансовых отчетов	В документах обнаружили противоречия, в частности, остаток на конец одного периода не соответствовал остатку на начало следующего	постановление АС Волго-Вятского округа от 21.08.2026 № Ф01-8029/2026
Реальны ли закупки у физлиц, указанных в документах	Физлица отрицали продажу компании автомобильных катализаторов, получение денег и подписание приемо-сдаточных актов. Это стало одним из доказательств фиктивности оформленных закупок	постановление АС Московского округа по делу № А40-229230/2023
Есть ли обязательные документы по конкретному виду закупок	При закупке лома цветных металлов отсутствовали предусмотренные для таких операций приемо-сдаточные документы. Одних товарных чеков и записей по счету 71 оказалось недостаточно	постановление АС Московского округа по делу № А40-229230/2023
Доказывают ли проблемы с контрагентами получение директором личного дохода	Нет, сами по себе не доказывают. Компания подтвердила приобретение и оплату ТМЦ, их оприходование и использование в деятельности. Суды также исследовали займы, авансовые отчеты, чеки, расписки и последующее движение денег и не признали спорные суммы доходом директора	постановление АС Центрального округа от 29.05.2025 по делу № А54-8835/2021

 

Таким образом, не стоит рассматривать авансовый отчет и приложенный к нему чек как достаточную защиту от претензий налоговиков.

Они сопоставляют документы с фактическим движением денег и товаров. Поэтому проблема возникает не из-за самого крупного или регулярного подотчета, а когда заявленная хозяйственная цель выплаты не подтверждается другими обстоятельствами.

Налоговые последствия использования схемы вывода средств под видом подотчетных сумм

ФНС предупредила, что налоговые последствия использования схемы вывода денежных средств под видом выдачи подотчетных денег для налогоплательщика носят комплексный характер.

В связи с этим:

• при отсутствии доказательств целевого использования и возврата средств суммы признаются доходом физического лица. На выданные средства начисляется НДФЛ и страховые взносы (ст. 224, 420 Налогового кодекса);
• расходы по фиктивным закупкам исключаются из базы по налогу на прибыль (ст. 252, 247 Налогового кодекса);
• за умышленное занижение налоговой базы взимается штраф 40% от неуплаченной суммы и пени (п. 3 ст. 122, ст. 75 Налогового кодекса).

При этом риски не ограничиваются негативными последствиями только для компаний.

Обязанность по уплате НДФЛ может перейти непосредственно на физическое лицо (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса). Если доначисления приводят к неплатежеспособности предприятия, бенефициары и руководители привлекаются к субсидиарной ответственности по закону о банкротстве.

При крупном размере недоимки материалы направляются в следственные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела по статьям 198 и 199 Уголовного кодекса.

А систематическое снятие наличных под отчет подпадает под критерии сомнительных сделок - банк вправе ограничить дистанционное обслуживание.