Как учесть расходы на покупку валюты для командировки

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку за границу, должен выплатить ему командировочные. Перед выездом сотруднику положено выдать аванс. Аванс можно выдать в рублях, чтобы сотрудник сам приобрел валюту для командировки. Однако, все расчеты в РФ ведутся в рублях. Поэтому, при учете расходов на покупку валюты для командировки нужно придерживаться некоторых правил. О них рассказал Минфин в письме от 19.08.2022 № 07-01-09/81220.

При направлении в служебную командировку работнику возмещают расходы, связанные  со служебной командировкой. Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом компании (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Для оплаты командировочных расходов лицу выдается денежный аванс.

После возвращения из командировки сотрудник обязан в установленный руководителем организации срок, не превышающий 3-х рабочих дней, представить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами. Авансовый отчет проверяет бухгалтер компании, после чего его утверждает руководитель.

По общему правилу расходы на командировки в целях налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

При направлении сотрудника в зарубежную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, в частности, сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

В этом случае командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно документам на приобретение валюты, которые сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Это может быть справка об обмене валюты из пункта обмена или справка о движении денежных средств на счете, если оплата производилась картой.

Если сотрудник может предоставить в бухгалтерию подтверждающие обмен валюты документы, то расходы на командировки определяются исходя из истраченной суммы валюты по курсу, отраженному в справке о конвертации валюты.

В случае если у командированного лица нет подтверждающих конвертацию валюты документов и ее курс, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу ЦБ РФ, который действовал на дату выдачи подотчетных сумм. Поскольку в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс). Это следует из пункта 10 статьи 272 Налогового кодекса.