Невозвращенный подотчет облагается НДФЛ и взносами

Работник, вернувшийся из командировки, не вернул вовремя подотчетные суммы. Или, получив, деньги из кассы на хозяйственные расходы, не отчитался о покупке товаров для нужд компании. Работодателей интересует – что делать в таком случае? Надо ли удерживать НДФЛ и облагать страховыми взносами не возвращенные в срок деньги? 

Срок для возврата подотчетных средств

Если у сотрудника на руках остались денежные средства, по которым он не представил авансовый отчет или неиспользованный остаток подотчетных средств, которые не были сданы в кассу после утверждения авансового отчета, можно говорить о наличии у работника невозвращенного подотчета.

Работник организации, получивший денежные средства подотчет, после приобретения товарно-материальных ценностей для нужд организации обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 либо по самостоятельно разработанной организацией форме.

К авансовому отчету сотрудник обязан приложить все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (в частности, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), а также указывает суммы затрат по ним.

А вот для отчета по командировки такой срок остался. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы по-прежнему в течение 3-х рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Страховые взносы по невозвращенным подотчетным средствам

Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, влечет нарушение установленных требований, и в таком случае выплаты, произведенные работнику, нельзя рассматривать как возмещающие расходы в связи с командировкой. На это обратил внимание Минфин в письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808. Следовательно, с этих сумм нужно удержать страховые взносы. Аналогично следует поступить и в случае, если невозвращенные подотчетные средства были выданы на хозяйственные расходы.

Но так можно поступить только в случае, если организация приняла решение не удерживать невозвращенные подотчетные средства из зарплаты сотрудника.

Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед организацией и их можно удержать из заработной платы работника (ст. 137 Трудового кодекса).

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В случае если работодатель удержал из заработной платы работника эти денежные средства, то, объекта обложения по страховым взносам не возникает.

В том случае, когда работодатель принял решение не удерживать невозвращенные подотчетные суммы, их можно рассматривать как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и начислить страховые взносы в общем порядке (письмо Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

НДФЛ по невозвращенным подотчетным средствам

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных суммах денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение понесенных им расходов.

Организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств.

В случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих обложению НДФЛ, у работника возникать не будет. На это указывают ФНС в письме от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@ и Минфин в письме от 16.12.2019 № 03-04-06/98341.

Но если возврат денег оказался невозможен, например, в связи с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то в таком случае ей потребуется удержать НДФЛ. Датой получения работником дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов, полученных сотрудником от работодателя. Например, удержать НДФЛ можно при выплате ему зарплаты, но с учетом, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50 % суммы выплаты (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса).