Налогообложение компенсаций дистанционным работникам

Работодатель может обеспечить дистанционного работника необходимыми для выполнения работы оборудованием, ПО, средствами защиты информации и иными средствами. Но работник с согласия или ведома работодателя может использовать собственное или арендованное оборудование. В таком случае работодатель должен выплачивать сотруднику компенсацию. Надо ли удерживать НДФЛ, уплачивать страховые взносы и можно ли учесть расходы по выплате компенсаций по налогу на прибыль рассказал Минфин в письме от 11.01.2022 № 03-04-06/263.

Как оформить выплату компенсаций дистанционным сотрудникам

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ст. 312.6 Трудового кодекса).

При этом работодатель:

• выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возмещает дистанционному работнику расходы, связанные с их использованием оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Порядок, сроки и размеры выплаты компенсации и возмещения расходов организация должна определить локальным нормативным актом либо коллективным договором, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Чтобы при выплате компенсаций удаленщику за работу на своем компьютере или ноутбуке и возмещении расходов, связанных с их использованием, у работодателя не возникали споры, ему предстоит запастись:

• копиями документов, которые подтверждают либо покупку сотрудником оборудования или их аренду;
• документами, которые подтвердят размер расходов в связи с использованием собственного или арендованного оборудования. Это могут быть документы об оплате электроэнергии, услуг связи, интернета.
• Если таких документов у работника нет, у работодателя нет и оснований возместить ему соответствующие расходы.

Кроме того, по мнению ФНС, нужна также методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).

НДФЛ и страховые взносы при выплате компенсаций дистанционному работнику

По общему правилу компенсационные выплаты, если они связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей и установлены законодательством РФ или регионов, решениями органов местного самоуправления, не облагаются НДФЛ в пределах норм (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).

Аналогичное правило действует и при обложении компенсационных выплат страховыми взносами. Не облагаются взносами компенсации, которые связаны с выполнением физлицом трудовых обязанностей, а сами компенсации установлены законодательными актами РФ, регионов или решениями муниципалитетов. При этом также не стоит забывать о нормах их выплаты (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса).

Следовательно, не надо удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы с сумм компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием в работе собственного либо арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Освобождение предоставляется в пределах норм, которые установлены в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре о дистанционной работе, дополнительном соглашении к трудовому договору.

Налог на прибыль при выплате компенсаций дистанционному работнику

Организация вправе учесть в составе расходов для целей налога на прибыль организаций суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями статьи 312.6 Трудового кодекса.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного или арендованного оборудования и средств, услуг связи для целей трудовой деятельности.

На это указал Минфин в письме от 11.01.2022 № 03-04-06/263.

Однако, при этом чиновники не уточнили, к каким видам расходов можно отнести затраты на выплату компенсаций удаленщикам и возмещение их расходов.

Компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях – это требование законодательства. Она обязательно должна быть указана в ЛНП, коллективном или трудовом договоре. Следовательно, по нашему мнению, ее можно учесть в расходах на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса в числе иных предусмотренных трудовым договором расходов, произведенных в пользу работника.