ФНС определила цену схемы с выплатой зарплаты под видом компенсаций

Транспортная компания установила водителям минимальные оклады, а основную часть заработка выплачивала под видом компенсаций за разъездной характер работы. На эти суммы работодатель не начислял НДФЛ и страховые взносы. Инспекция доказала, что выплаты фактически зависели от выполненной работы, а не от расходов сотрудников. Суд признал схему неправомерной и поддержал доначисление более 24 млн рублей НДФЛ и взносов (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 03.09.2026 № Ф01-8340/2026).

Как компания замаскировала зарплату под компенсационные выплаты

Компенсации за разъездной характер работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они направлены на возмещение расходов сотрудников, связанных со служебными поездками. Однако работодатели иногда используют такие выплаты для уменьшения налоговой нагрузки, оформляя часть заработной платы как компенсацию. При проверке инспекторы могут установить действительный характер выплат, даже если они предусмотрены трудовыми договорами и локальными актами.

Именно такую схему выявили налоговики в деятельности ООО.

[cta-form text="Компенсации сотрудникам вызвали вопросы ФНС? Оценим налоговые риски"]

Компания занималась перевозкой грузов. В трудовых договорах с водителями-экспедиторами она закрепила разъездной характер работы и установила фиксированные оклады на уровне минимальной оплаты труда.

Остальные выплаты работникам оформляли как компенсации за разъездной характер работы. Их порядок и размеры закрепили в специальном локальном акте. Компания считала, что такие суммы возмещают дополнительные расходы водителей в поездках, поэтому не включала их в базу по НДФЛ и страховым взносам.

Фактически схема оплаты труда строилась следующим образом:

• официальная зарплата ограничивалась окладом. Именно его отражали в расчетных листках и справках 2-НДФЛ. По документам водители работали по обычной пятидневной 40-часовой неделе;
• дополнительный заработок оформляли как компенсацию. Переменная часть выплат зависела от количества пройденных километров и времени нахождения в пути. При этом фактический рабочий график водителей отличался от сведений в табелях;
• выплаты закрепили в локальном акте. Положение о разъездном характере работы позволяло начислять дополнительные суммы, но не требовало от сотрудников представлять документы о расходах, понесенных в рейсах;
• реальные расходы и дополнительные выплаты учитывали отдельно. Затраты водителей на ремонт автомобилей и расходные материалы отражали на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основную часть спорных выплат проводили по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• дополнительные суммы выплачивали систематически. Они начислялись за выполненную работу по доставке грузов, а не в возмещение конкретных затрат.

При этом водители действительно находились в разъездах. Однако сам по себе разъездной характер работы не подтверждал, что все перечисленные им суммы являлись необлагаемыми компенсациями.

По каким признакам инспекция раскрыла схему

Налоговики проверили деятельность компании за 2020 – 2022 годы и сопоставили трудовые договоры, положения об оплате труда, расчетные листки, табели, путевые листы, бухгалтерские проводки и показания работников.

Ключевым доказательством стало несоответствие официальной системы оплаты труда фактическим расчетам с водителями.

По трудовым документам сотрудники получали фиксированный оклад за стандартную рабочую неделю. Однако водители сообщили инспекторам, что их заработок состоял из двух частей: постоянного оклада и переменной суммы, которая зависела от километража и времени в пути.

Работники также подтвердили, что им отдельно выплачивались суточные в размере 700 рублей за сутки. Таким образом, выплаты, которые компания называла компенсацией за разъездной характер работы, не совпадали с суточными.

Кроме того, табели отражали стандартную продолжительность рабочего времени, хотя фактически водители работали по ненормированному графику. Продолжительность рабочего дня зависела от маршрута и времени доставки груза.

Проверяющие установили и различия в бухгалтерском учете. Расходы, действительно понесенные в рейсах, компания учитывала отдельно от спорных сумм. Последние начислялись за выполнение трудовых обязанностей и не были связаны с подтвержденными затратами работников.

[cta-form text="Инспекция доначислила НДФЛ и взносы? Проверим законность претензий"]

В результате инспекция квалифицировала спорные выплаты как скрытую часть заработной платы. По итогам проверки компании доначислили НДФЛ и страховые взносы, а также соответствующие пени и штрафы. При оспаривании решения сумма спорных начислений составляла 12,63 млн рублей НДФЛ и 14,57 млн рублей страховых взносов.

Почему суд признал компенсации частью зарплаты

Первая инстанция частично поддержала компанию. Суд признал, что выплаты водителям-экспедиторам имеют компенсационную природу, и отменил основную часть доначислений. При этом выплаты менеджерам-логистам суд счел частью заработной платы.

Однако апелляция пересмотрела выводы в отношении водителей, а кассация согласилась с ее позицией.

Трудовой кодекс выделяет 2 вида компенсационных выплат.

• денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 Трудового кодекса);
• выплаты компенсационного и стимулирующего характера, связанные с выполнением работ в условиях, отклоняющихся от нормальных, и в качестве таковых являющиеся элементами оплаты труда. Второй вид компенсационных выплат определен статьей 129 Трудового кодекса.

При этом компенсации в смысле статьи 129 Трудового кодекса являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей.

Определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных статьей 164 Трудового кодекса, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота и т.п.).

Кроме того, работодателей обязывают возмещать сотрудникам с разъездным характером работы расходы на проезд, проживание, суточные и другие разрешенные затраты. Однако закрепление таких выплат в трудовом договоре или локальном акте само по себе не подтверждает их компенсационную природу (ст. 168.1 Трудового кодекса).

В рассматриваемом деле спорные суммы зависели от выполненной водителями работы. Компания не требовала документов, подтверждающих расходы, а выплаты производились систематически сверх установленного оклада.

Поэтому суды признали, что эти суммы не возмещали затраты сотрудников, а увеличивали оплату их труда. Локальное положение о разъездном характере работы лишь закрепляло порядок начисления доплат, но не подтверждало фактические расходы.

Кассация оставила в силе решение апелляции. В частности, суд признал законными доначисления 11,37 млн рублей НДФЛ и 13,11 млн рублей страховых взносов, а также соответствующих пеней и штрафов. В общей сложности речь шла о более чем 24,4 млн рублей спорных начислений.

Как избежать переквалификации компенсаций в зарплату

Налоговые органы оценивают не только названия выплат и содержание локальных актов, но и фактический порядок расчетов с сотрудниками.

Работодателям, которые выплачивают компенсации за разъездной характер работы, необходимо учитывать следующее:

• разграничивать оплату труда и возмещение расходов. Доплаты за километраж, продолжительность рейса или выполненную работу могут быть признаны частью заработной платы, даже если в документах названы компенсациями.
• подтверждать основания компенсационных выплат. Для возмещения расходов необходимо иметь документы, позволяющие установить их связь со служебными поездками. При этом порядок подтверждения зависит от вида расходов: суточные не следует приравнивать к затратам, для которых необходимы кассовые чеки.
• согласовывать кадровые документы с фактическим режимом работы. Расхождения между табелями, путевыми листами и показаниями сотрудников могут стать доказательствами того, что официальная система оплаты труда не отражает реальные условия работы.
• проверять бухгалтерский учет. Раздельное отражение реальных расходов и регулярных выплат за выполненную работу позволяет инспекции установить экономическую природу начислений независимо от их названия.
• не рассчитывать только на локальные акты. Положение о разъездном характере работы определяет порядок выплат, но не освобождает работодателя от обязанности подтвердить, что перечисленные суммы действительно возмещают расходы работников.

Таким образом, компания не смогла исключить часть заработка водителей из налоговой базы, назвав его компенсацией. Решающим оказалось то, что спорные выплаты зависели от результатов работы, начислялись регулярно и не были направлены на возмещение подтвержденных затрат. Такой порядок расчетов создает риск доначисления НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов.