Нужен ли путевой лист при аренде автомобиля

В случае, если автомобиль предоставлен во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем. Об этом напомнил Минфин в письме от 12.04.2023 г. № 02-07-05/32901.

Автомобиль можно предоставить в пользование по договору:

• аренды транспортного средства с экипажем. По договору аренды автомобиля с экипажем арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации;
• аренды транспортного средства без экипажа. По договору аренды автомобиля без экипажа арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на уплату сборов (ст. 636 Гражданского кодекса).

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, составленным при совершении факта хозяйственной жизни, с отражением в нем всех обязательных реквизитов. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В соответствии со статьей 633 Гражданского кодекса договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.

Путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).

Путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

С 1 марта 2023 года действует новый порядок оформления путевых листов.

Как и действовавший ранее порядок, новый документ также предусматривает, что в случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем (п. 10 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).

Следовательно, в случае, если заключен договор аренды автомобиля без экипажа, составлять путевой лист должен арендатор.