Когда электронный документ признается равнозначным бумажному

Первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Электронным документом признается информация в электронной форме, подписанная квалифицированной или простой электронной подписью (части 1 и 2 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», (далее - Закон № 63-ФЗ)).

Если информация в электронной форм подписана КЭП, она признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

По смыслу приведенной нормы документ в электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью, приобретает юридический статус, то есть имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью.

Такой документ можно использовать во всех случаях, кроме тех, когда обязанность применять только бумажную форму установлена законодательно.

В связи с этим ФНС отметила, что равнозначным документу на бумажном носителе электронный документ делает электронная подпись. КЭП при этом должна быть признана действительной (письмо ФНС от 03.04.2023 г. № ЕА-4-26/3976@).

Квалифицированная ЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих 3-х условий:

• квалифицированный сертификат создан и выдан УЦ, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
• квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
• имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Перечисленные условия действительности электронной подписи указаны в статье 11 Закона № 63-ФЗ.

При этом в случае, когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.

Следовательно, при отсутствии подтверждения действительности КЭП у электронного документа нельзя признать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. К такому выводу пришла ФНС в письме от 03.04.2023 г. № ЕА-4-26/3976@.