Новый электронный путевой лист с 1 марта 2023 года

В сентябре 2022 года Минтранс утвердил новую форму путевого листа и порядок его заполнения. Новый порядок утвержден приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, который вступил в силу с 1 марта 2023 года.

По новым правилам путевой лист должен содержать следующие сведения о:

• сроке действия путевого листа;
• лице, оформившем путевой лист;
• транспортном средстве;
• водителе (водителях) транспортного средства;
• виде перевозки;
• виде сообщения.

Отличий от ранее действовавшей формы немного.

Так, с 1 марта 2023 года в путевом листе не надо указывать номер. Однако, хотя наименование также исключили из обязательных реквизитов путевого листа, эти данные относятся к обязательным, если документ нужно использовать в качестве первичного (пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если первичный документ оформлен правильно, его можно использовать для подтверждения расходов, например, на приобретение ГСМ (письмо УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).

Поэтому, чтобы путевой лист имел силу первичного документа, наименование нужно указывать, как и прежде.

С 1 марта 2023 года место сведений о собственнике (владельце) ТС указываются данные о лице, оформившем путевой лист.

Также в новых правилах отдельно указано на необходимость отражать сведения о виде перевозки и виде сообщения.

Напомним, что в ранее действовавшей форме путевого листа одним из обязательных реквизитов были сведения о перевозке. При этом указывалось, что сведения о перевозке включали информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Минтранс в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ пояснил, как заполнять эти данные в путевом листе.

Так, на основании Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.

Следовательно, в графе путевого листа «Вид сообщения» требовалось указывать один из указанных видов сообщений. В случае осуществления перевозки в разных видах сообщения, нужно было указывать все осуществляемые виды сообщения через запятую.

В графе путевого листа «Вид перевозки» требовалось указывать один из видов перевозки– регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд.

При этом Минтранс отмечал, что перевозки для собственных нужд – вид перевозок пассажиров и (или) грузов, не являющихся коммерческими.

Теперь порядок отражения в путевом листе информации о виде перевозке и виде сообщения конкретизирован.

Так, сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:

1. коммерческие перевозки:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

• городское;
• пригородное;
• междугородное.

Помимо перечисленных, собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.

Также с 1 марта 2023 года установлено, что путевой лист может быть не только бумажным, но и электронным. Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.

Отметки в электронном листе (о медосмотре, техосмотре, выпуске на линию) требуется заверять усиленной электронной подписью (квалифицированной / неквалифицированной с Госуслуг).

Чтобы формировать путевые листы в электронном виде, нужно заключить договор с оператором ЭДО. Напомним, что выбрать оператора ЭДО можно с помощью специального сервиса ФНС.

Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.

Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.