Как подтвердить периоды работы сотрудников во вредных условиях труда

Назначение страховой пенсии по старости досрочно может быть обусловлено, в частности, выполнением работы с вредными условиями труда. После регистрации лица в качестве застрахованного лица периоды работы, в том числе во вредных условиях труда, подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»).

По мнению Минтруда, стаж работы во вредных или опасных условиях труда следует считать с даты заключения трудового договора (письмо Минтруда от 29.09.2025 г. № 15-2/ООГ-1929).

В то же время основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66 Трудового кодекса).

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах СФР (ч. 1 ст. 66.1 Трудового кодекса).

В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная Трудовым кодексом, иным федеральным законом информация.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются следующие документы (п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утв. постановлением Правительства Р от 02.10.2014 № 1015):

• письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Если трудовая книжка не велась, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений.

В этой связи, вопросы подтверждения трудового стажа работника (в том числе во вредных условиях труда) находятся в ведении работодателя.

Таким образом, работодатель должен располагать документами, которые подтверждают периоды работы работников своей организации во вредных условиях труда.

При подсчете общего стажа во вредных или опасных условиях труда следует считать все периоды (время работы в днях и годах) фактической работы работника во вредных и (или) опасных условиях труда.