Рекомендации ФНС по организации ЭДО для бизнеса

ФНС подготовила для компаний и физлиц Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота.

ФНС предупредила, что при внедрении ЭДО следует не забывать о специфике этого процесса, которая заключается в следующем:

1. затраты на внедрение систем электронного документооборота. Эти затраты включают приобретение и разворачивание информационных систем и интеграцию с уже существующими в организации. Эти расходы будут компенсированы в будущем после перехода на ЭДО.

При этом организации могут самостоятельно организовать ЭДО в собственной работе, используя подходящее ПО - системы внутреннего электронного документооборота, в случаях, не противоречащих законодательству;

2. затраты на обучение сотрудников. В случае внедрения различных систем электронного документооборота, необходимо ознакомиться с их функциональностью и особенностями применения;

3. согласование с другой стороной о применении электронного документооборота. Необходимо сообщить другой стороне, что документы будут оформлены в электронном виде. Если у организации есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, то ей придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может частично усложнить рабочие процессы.

При этом, по договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи. В последнее время организации для электронного документооборота все чаще стали выбирать неквалифицированные электронные подписи, так как они дешевле и проще в обращении. Чтобы их использовать стороны должны заключить дополнительное соглашение. В то же время НЭП - не универсальная подпись, использовать ее можно только в случаях, которые не ограничены законом;

4. риск потери информации при программных сбоях или неполадках сервиса оператора ЭДО.

По мнению налоговой службы, этот риск маловероятен, поскольку операторы ЭДО ответственно заботятся о сохранности данных и хранят несколько копий.

Операторы ЭДО оказывают услуги по организации обмена документами в электронной форме по ТКС с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи:

• в рамках исполнения организациями или ИП обязанности по получению счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости;
• в рамках исполнения налогоплательщиками, плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами обязанности по представлению налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган, в соответствии с пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса;
• в рамках иных направлений взаимодействия хозяйствующих субъектов друг с другом и с госорганами.

Отчитываться от лица компании может и ее руководитель, и сотрудник. Для этого у них должна быть своя КЭП:

• у директора - с реквизитами юридического лица;
• у сотрудника - с реквизитами физлица плюс машиночитаемая доверенность. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подтверждает право сотрудника сдавать отчетность и подписывать документы от лица компании.

Вид электронной подписи для конкретных типов правоотношений в рамках ЭДО устанавливается действующим законодательством или соглашением участников ЭДО.

Согласно закону, есть 2 вида электронных подписей - простая и усиленная, при этом усиленная электронная подпись может неквалифицированной и квалифицированной. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надежностью, а также сферами применения.

В России используют 3 вида электронной подписи:

1. простую - ПЭП;

2. усиленную неквалифицированную – НЭП. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом, либо при наличии НПА, обязующего или разрешающего использование НЭП в подписании документов.

При этом у участников ЭДО есть 2 варианта, для признания электронных документов, заверенных НЭП, равнозначными бумажным с собственноручной подписью:

• между сторонами заключено соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы;
• наличие НПА, разрешающего или требующего использование НЭП при подписании документов (например, для кадрового ЭДО порядок использования НЭП урегулирован статьями 22.1 – 22.3 Трудового кодекса);

3. усиленную квалифицированную – КЭП. КЭП нужна при:

• сдаче отчетности в контролирующие органы;
• участии в качестве поставщика или заказчика в электронных торгах;
• работе с ГИС;
• обмене формализованными документами с ФНС.

КЭП также можно использовать для ведения электронного документооборота внутри компании или с ее внешними контрагентами.

Куда обращаться директору за оформлением ЭП, зависит от сферы деятельности организации.

С 2022 года директора фирм и ИП получают сертификаты ЭП в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС России, руководители финансовых организаций - в УЦ Банка России, а госучреждений - в Казначействе.

Рядовым сотрудникам для работы нужна ЭП физического лица - ее можно оформить в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Электронная подпись понадобится сотрудникам, которые раньше не оформляли ее - ФНС выдает подписи директору только в единственном экземпляре и копировать их для сотрудников нельзя.

Для получения КЭП в ФНС директору организации необходимо:

• приобрести токен. Устройство должно быть сертифицировано ФСТЭК и ФСБ;
• установить программу для работы с ЭП. Для работы с КЭП необходимо приобрести лицензию и установить на ПК пользователя средство криптографической защиты информации (далее - СКЗИ). ФНС России рекомендует использовать КриптоПро CSP. Сделать это можно в Удостоверяющем центре;
• подготовить документы для оформления подписи. Потребуются паспорт, СНИЛС и ИНН.
• лично обратиться в ФНС или к его представителям за выпуском сертификата. Выбрать инспекцию и время посещения можно на сайте ФНС. При себе, кроме документов, нужно иметь токен для записи на него сертификата ЭП.

Личное обращение нужно только при получении первого сертификата ФНС. Таким образом ФНС проверяет, что сертификат получает именно руководитель, а не другое лицо. Получить следующие сертификаты можно удаленно.