Ошибки при подаче документов на госрегистрацию юрлиц

Заявители, которые подают документы для госрегистрации ЮЛ, нередко допускают одни и те же типовые ошибки. Наличие неточностей при оформлении документов, подаваемых при госрегистрации нового юрлица или изменений в учредительные документы уже действующего, повлечет отказ в регистрации. Представители ФНС их проанализировали и подготовили соответствующий обзор.

В числе основных ошибок, допускаемых при подаче документов для госрегистрации создаваемого юрлица либо при внесении изменений в существующие данные о действующей организации, встречаются следующие:

1. ошибка при указании данных о прежнем и новом руководителе:

а) при смене лица, имеющего право действовать без доверенности, вместо 2-х листов на прекращение полномочий и возложение полномочий на иное лицо заполняется 1 лист; заявителем выступает лицо, полномочия которого прекращены, либо иное неуполномоченное лицо.

При прекращении полномочий и возложении полномочий на иное лицо необходимо заполнить 2 отдельных листа «И»:

• со значением 2 на лицо, полномочия которого прекращаются;
• со значением 1 на нового руководителя.

б) при смене лица, имеющего право действовать от имени ЮЛ, указываются данные новые руководителя, но при этом используется ЭЦП прежнего;

2. не указывается офис, помещение в административных, многоэтажных и иных зданиях большой площади;

3. указывается адрес, сведения о котором отсутствуют в Государственном адресном реестре. В ряде случаев при наличии права собственности на объект недвижимости адрес этого объекта в ГАР может отсутствовать. Для присвоения адреса необходимо обращаться в органы МСУ;

4. нарушение запрета на действие в качестве руководителя ЮЛ лица, которое было учредителем, руководителем юридического лица, исключенного из ЕГРЮЛ как недействующего с задолженностью, признанной безнадежной, либо в связи с записью о недостоверности.

В таком случае последует отказ в госрегистрации на основании подпункта «ф» пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Срок действия ограничений для таких физлиц – 3 года.

Информацию о наличии ограничения можно проверить через сервис «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС;

5. подача документов при наличии решения суда акта судебного пристава, содержащих запрет на совершение регистрирующим органом определенных регистрационных действий. Так, при наличии долгов, завершении судебного спора необходимо проконтролировать снятие судебными приставами запретов на регистрацию иначе последует отказ в госрегистрации на основании подпункта «м» пункта 1 статьи 23 Закона № 129-ФЗ;

6. ошибки при указании наименования ЮЛ. Например, в решении о переименовании, заявлении и уставе наименования компании не совпадают;

7. ошибки при регистрации изменений в устав. Например, учредителем утверждаются изменения в устав, при этом представляется устав в новой редакции либо вместо решения учредителя представляются иные документы;

8. в заявлении не заполняются ИНН руководителей, заявителей, указываются их недействительные (старые) паспортные данные;

9. не соблюдается 2-х этапный порядок изменения места нахождения ЮЛ.

По общему правилу внесение в ЕГРЮЛ сведений о том, что организация приняла решение об изменении места нахождения (населенного пункта) проходит в 2 этапа:

• 1 этап – в регистрирующий орган в течение 3-х рабочих дней после дня принятия данного решения представляются заявление по форме Р13014 и решение об изменении места нахождения;
• 2 этап – документы для госрегистрации изменения адреса и места нахождения ЮЛ не могут быть представлены в регистрирующий орган до истечения 20-ти дней с момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о том, что ЮЛ принято решение об изменении адреса и места нахождения.

Исключение – если адрес и место нахождения ЮЛ меняется на домашний адрес руководителя и/или участника ООО с долей в уставном капитале не менее 50%, то представляются документы как изменения в устав в регистрирующий орган по новому месту нахождения в один этап;

10. допускаются ошибки в наименовании подаваемых документов, которые:

• не соответствуют отсканированным документам. Так, изменения в устав не должны называться «решение», «иной документ» и т.п.;
• не соответствуют перечню документов, необходимых для государственной регистрации.

При внесении изменений в устав перечень представляемых документов установлен пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ. То есть на госрегистрацию не может быть представлен только один файл – «Заявление»;

11. ошибки при заполнении заявлений в процессе изменения устава или сведений в ЕГРЮЛ. В этом случае все зависит от того, указаны ли изменяемые данные в уставе.

К примеру, фирма планирует изменить адрес филиала. Информация о филиале содержится в уставе. Если сведения содержатся в уставе, то для их изменения нужна регистрация изменений, внесенных в учредительный документ организации. В случае, если сведения о филиале либо представительстве содержатся в учредительном документе юридического лица, подается заявление по форме № Р13014, в котором на листе 001 в пункте 2 «Причина представления заявления» указывается значение «1», а также заполняются лист «Л» с соответствующей причиной внесения сведений о филиале/представительстве и лист «П» со сведениями о заявителе.

Либо компания планирует изменить сведения о кодах ОКВЭД и данные изменения не являются вносимыми в учредительный документ. Тогда можно внести изменения в сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, по форме Р13014, указав в заявлении на странице 001 в пункте 2 «Причина представления заявления» значение «2» - «изменение сведений о юридическом лице, содержащихся в ЕГРЮЛ» и заполнив соответствующие страницы листа «К».

Следовательно, если внесении изменений в учредительные документы в заявлении вместо 1 (изменения в устав) проставляется цифра 2 (изменения в сведения) и наоборот, – при внесении изменений в сведения ЕГРЮЛ (не связано с внесением в устав) в заявлении вместо 2 (изменения в сведения) проставляется цифра 1 (изменения в устав), то это будет ошибкой;

12. заполняются лишние листы. Например, наименование не меняется, но при этом лист А «Наименование юридического лица» заполняется, аналогично – по адресу.

Для идентификации юридического лица для регистрирующего органа достаточно указания в заявлении ОГРН и ИНН, дублировать иные реквизиты в заявлении не требуется.

Заполнять нужно только листы с теми данными, которые изменяются;

13. при увеличении уставного капитала ООО не заполняются листы на участников, сведения о которых в ЕГРЮЛ имеются (при увеличении уставного капитала ООО меняется размер доли всех участников), не представляется доказательство оплаты увеличения уставного капитала;

14. при реорганизации (ликвидации) нет соответствующей публикации в Федресурсе. Необходима публикация и в Вестнике государственной регистрации и в Федресурсе;

15. при завершении процедуры ликвидации в ликвидационном балансе задолженность отсутствует, при этом имеется задолженность в бюджеты, а также имеются актуальные исполнительные производства в связи с непогашенной задолженность в пользу иных лиц;

16. ликвидационный баланс не подписан ликвидатором, не утвержден учредителями/участниками;

17. решение не подтверждено путем нотариального удостоверения - для ООО.

Так, принятие общим собранием участников ООО решения посредством очного голосования и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждается путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Президиумом Верховного Суда от 25.12.2019 (Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, письмо Федеральной нотариальной палаты от 15.01.2020 № 121/03-16-3) установлено, что если в соответствии со статьей 67.1 Гражданского кодекса уставом ООО не предусмотрен иной способ подтверждения решения общего собрания участников общества, и участники общества хотят избрать альтернативный способ подтверждения, то принятие такого решения, в том, числе единственным участником ООО, требует нотариального удостоверения.

Если, например, решение нотариально удостоверяется, но изменения в устав не вносятся, и в уставе способ подтверждения не определен, ФНС рекомендует на будущее в этом решении отражать способ подтверждения решения.

В связи с этим, ФНС напомнила, что ООО может использовать типовые уставы, которые содержат способ подтверждения решений, не требуют внесения изменений в устав при переименовании, изменении места нахождения (населенного пункта), размера уставного капитала.

Выбрать подходящий типовой устав можно через сервис ФНС «Выбор типового устава».

Избежать ошибок при заполнении заявлений и представлении документов на госрегистрацию ЮЛ и ИП поможет сервис ФНС «Государственная онлайн-регистрация бизнеса».

С его помощью можно легко выбрать нужный бланк заявления, заполнить его, проверить корректность информации, исправить ошибки, распечатать заявление, при наличии усиленной электронной подписи заявителя направить документы в электронном виде (без формирования на бумажном носителе).