Обезличенной ЭП нельзя подписывать первичку

Обезличенная электронная подпись не содержит в себе данных о владельце и может выдаваться только юрлицу. В такой электронной подписи отсутствуют реквизиты физического лица, т. е. в качестве владельца сертификата и указана только организация. Такая подпись представляет собой электронный аналог печати. Для ее использования есть ограничения. С нею, к примеру, нельзя участвовать госзакупках и регистрировать онлайн-кассу.

У такой подписи есть еще одно ограничение. Ее нельзя использовать для подписания первичных учетных документов. Поскольку, в этом случае не будет выполняться требование Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) в части подписания документов руководителем организации или уполномоченными лицами, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации.

На это указала ФНС в письме от 17.07.2024 № ЗГ-2-26/10319.

УЦ ФНС выдает «обезличенные» сертификаты юридическим лицам, являющимся операторами информационных систем. 

В соответствии с частями 1 и 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств) подлежит оформлению первичным учетным документом на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

Такие документы подписываются руководителем организации. Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации, устанавливает ее руководитель.

Законом № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

В первичном учетном документе обязательными реквизитами являются подписи лиц с указанием:

• наименования должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
• либо наименования должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• а также фамилии и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Необходимость указания конкретного показателя в первичном учетном документе определяется не форматом представления электронного документа, а конкретными обстоятельствами сделки и действующим законодательством в области бухучета или в области налогообложения.

Первичный учетный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае подписания первичных учетных документов в электронной форме квалифицированной подписью у юрлица возникают обязанности по применению квалифицированной подписи.

В связи с этим, согласно выводам ФНС, подписание документов электронной подписью, которая создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи, предназначенных для автоматического создания или автоматической проверки электронных подписей в информационной системе, не позволит выполнить требования Закона № 402-ФЗ в части подписания документов руководителем организации или уполномоченными лицами, которые вправе подписывать первичные документы от имени организации.