Новые правила применения МЧД с 1 сентября 2024 года

С 1 сентября 2024 года физлица, действующие по доверенности от организации или ИП, должны использовать квалифицированные сертификаты электронной подписи (КЭП) для физических лиц в сочетании с машиночитаемой доверенностью (МЧД) в едином формате.

До 1 сентября уполномоченные представители организаций вправе подписывать электронные документы компании одним из 2-х способов:

• посредством личного сертификата физлица, полученного в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах. Для подтверждения полномочий прикладывается машиночитаемая доверенность, которая выступает в качестве цифрового аналога бумажной доверенности.
• посредством так называемого сертификата сотрудника, который тоже выпускался коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами и содержит в себе реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН). Добавленные реквизиты приравнивали такую усиленную электронную подпись к электронной подписи юрлица и снимали с организации обязательство в оформлении доверенности.

С 1 сентября 2024 года, усиленные КЭП, выпущенные коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами на сотрудников компаний, которые содержат в сертификате реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН), недействительны. Это означает, что с этой даты сотрудники компаний больше не вправе использовать такие подписи для подписания документов от имени организации.

С 1 сентября сертификатами сотрудников пользоваться нельзя.

К этой дате каждый уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен получить в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре личный сертификат физлица и оформить необходимые МЧД для подтверждения полномочий.

МЧД заменяет собой бумажную форму и автоматически подтверждает наличие у представителя полномочий совершать действия от имени налогоплательщика. Формат электронной доверенности, подтверждающей полномочия представителя, утвержден приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@.

Оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы поможет сервис ФНС России «Создание и проверка доверенности в электронной форме».

Сервис обеспечивает создание и проверку доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) на основании положений Гражданского и Налогового кодексов Российской Федерации.

При формировании доверенности с помощью сервиса необходимо указать следующие сведения:

• о доверенности — срок действия и номер, который нужно создать самостоятельно с учётом регламентов компании;
• о доверителе — компании или индивидуальном предпринимателе;
• о представителе — человеке, который будет направлять документы в ФНС России;
• о полномочиях — что может делать сотрудник по этой доверенности.

Когда доверенность будет сформирована, ИП или руководителю компании нужно подписать ее с помощью КЭП. Доверенность можно скачать в виде файла, который будет прикладываться к документам и отчетам, направляемым в налоговую службу.

Ранее выпущенные в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах сертификаты физлиц, не включавшие в себя реквизиты юрлица, а также усиленные квалифицированные электронные подписи руководителей юрлиц и ИП, выпущенных в удостоверяющем центре ФНС, продолжат свое действие.