Как и где бухгалтеру получить КЭП для сдачи отчетности в ФНС

ФНС высказалась о том, какую электронную подпись нужно получить бухгалтеру компании для сдачи отчетности в налоговую инспекцию.

Напомним, что с 1 сентября 2023 года изменились правила применения электронных подписей.

Если от имени компании или ИП действует сотрудник, к примеру, бухгалтер, то для подписания документов используется сертификат, выданный на данного представителя с применением МЧД (п. 2 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ)).

В частности, до 31 августа 2024 года продлена возможность использования квалифицированных сертификатов сотрудников юридических лиц без предоставления машиночитаемой доверенности. Сотрудники юрлиц могут подписывать документы своим сертификатом после 1 сентября 2023 – до тех пор, пока не закончится его срок действия, но не позже, чем до 31 августа 2024 года. 

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Она представляет собой файл в формате xml. В этом документе указана информация о доверителе, уполномоченном лице и его полномочиях. При попадании документа в информационную систему или на сервис происходит автоматическое считывание сведений из МЧД. Основной задачей МЧД является подтверждение того, что сотрудник или уполномоченное лицо может подписывать электронные документы от имени организации. МЧД подписывается руководителем электронной подписью.

Главное преимущество использования МЧД – полный отказ от бумажных доверенностей для подписания документов и упрощение работы за счет простого и быстрого оформления МЧД.

МЧД станет обязательной. Работники организаций и уполномоченные представители должны использовать КЭП физлица вместе с МЧД.

С электронной подписью работника юридического лица разрешено работать до 1 сентября 2024 года при условии, что ее сертификат выдан до 31 августа 2023 года. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна.

То есть, с 1 сентября 2023 года подписывать электронные документы можно по следующим схемам:

• сертификатом на руководителя компании или ИП, выпущенным ФНС;
• сертификатом физлица с применением МЧД;
• сертификатом сотрудника с указанием юрлица, выпущенным не позднее 31.08.2023 г. без применения МЧД. Таким сертификатом можно пользоваться до 31.08.2024 года.

Получить сертификат сотрудника после 1 сентября 2023 года будет невозможно. С этой даты аккредитованные удостоверяющие центры для сотрудников смогут выдавать только сертификаты физлица. 

Сертификат УКЭП руководителю компании или ИП можно получить:

1. в удостоверяющем центре Банка России (УЦ Банка России) — если организация или ИП работает в финансовой сфере;

2. в удостоверяющем центре ФНС (УЦ ФНС) — во всех остальных случаях. Можно обратиться:

• в ФНС;
• к доверенным лицам УЦ ФНС.

Сотрудники компании получают ЭП в удостоверяющем центре, получившем аккредитацию Минцифры.

В письме от 14.12.2023 г. № ЕА-3-26/16442@ ФНС отметила, что положениями статьи 17.2 Закона № 63-ФЗ предусмотрено, что при участии в правоотношениях юридических лиц, в случае если от имени организации действует лицо, имеющее право действовать без доверенности, применяется КЭП, сертификат ключа проверки которой выпущен УЦ ФНС (п. 1 ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона N 63-ФЗ).

В случае если от имени организации действует лицо, не уполномоченное на действия от имени юрлица без доверенности, применяется КЭП физического лица (представителя юридического лица) с представлением МЧД, подписанной квалифицированной электронной подписью юридического лица, сертификат ключа проверки которой выдан УЦ ФНС.

Следовательно, чтобы бухгалтеру, наделенному полномочиями по направлению налоговой (бухгалтерской) отчетности от имени АО или ее филиала, получить сертификат квалифицированной электронной подписи, ему требуется обращаться в коммерческий УЦ, получивший аккредитацию Минцифры.