Страховые взносы с невозвращенных подотчетных средств

Невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении сотрудника или руководителя общества, при непредставлении документов, подтверждающих их расходование, являются доходом работника и объектом обложения страховыми взносами. Это подтвердил Минфин в письме от 30.04.2025 № 03-15-06/44169.

По общему правилу объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию, в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса).

Все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей не облагаются взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом для признания выплат работнику компенсационными необходимо их документальное подтверждение.

Вместе с тем пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" определен порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица.

При этом работник - подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем юридического лица, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Следовательно, если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено и отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации, а также работодателем принято решение не удерживать у работника упомянутые средства из зарплаты, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений.

Поэтому, они облагаются страховыми взносами.