ФНС освободила бизнес от сканирования истребуемых документов

В налоговых инспекциях сложилась практика, в ходе которой у налогоплательщиков истребуются документы в электронной форме в виде сканов или визуализированных на бумаге вне зависимости от того, каким способом документ был составлен – по форматам, утвержденным ФНС или на бумаге. Данное обстоятельство обосновывается налоговыми органами неудобством просмотра представленных в XML-формате документов, к примеру, если речь идет о счетах-фактурах.

ФНС отметила, что такой подход нарушает установленное Налоговым кодексом право налогоплательщика на представление документов в формате, утвержденном ФНС, и увеличивает издержки бизнеса на взаимодействие с налоговыми органами в связи с необходимостью печати и сканирования таких документов.

По общему правилу, установленному Налоговым кодексом, истребуемые документы могут быть (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса):

• представлены в инспекцию проверяемым лицом лично или через представителя;
• направлены в том числе в электронной форме по форматам, установленным ФНС, по телекоммуникационным каналам связи;
• переданы через личный кабинет налогоплательщика.

При этом, если налогоплательщик представляет истребуемые документы на бумаге, то он может передать их налоговикам по ТКС или ЛК налогоплательщика в электронной форме:

• в виде сканов – электронных образов документов (документов на бумажном носителе (в том числе, визуализированных на бумажный носитель в случае изначального составления в электронной форме), преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
• если документы созданы по форматам, установленным ФНС – в том виде, в котором они составлены налогоплательщиком.

В связи с этим в ФНС отметили, что налоговые инспекции должны воздерживаться от указания в требовании о представлении документов сведений о форме или формате документа, по которым он должен быть представлен.

Кроме того, в случаях, если налогоплательщики по своей инициативе представляют в виде сканов документы, изначально составленные по форматам, утвержденным ФНС (в частности, электронные счета-фактуры), рекомендуется при взаимодействии с налогоплательщиками указывать на возможность их представления в исходном виде.

Такие рекомендации дала ФНС в письме от 29.09.2023 № Д-5-26/56@.