Электронный документооборот в сфере грузоперевозок сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронный документооборот станет обязательным для всех участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности. Такие требования содержатся в Федеральном законе от 07.06.2025 № 140-ФЗ. На практике изменения затронут практически любой бизнес, который отправляет или получает товары, закупает продукцию у поставщиков либо привлекает стороннего перевозчика.

Обязательными станут следующие типы документов:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• накладные при железнодорожных и воздушных грузоперевозках.

В связи с этим ФНС приняты и опубликованы форматы следующих электронных документов:

• экспедиторские документы (приказ ФНС № ЕД-1-26/277@): поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
• грузовая накладная при авиаперевозках (приказ ФНС № ЕД-1-26/276@) для участников воздушных перевозок грузов.
• железнодорожная накладная (приказ ФНС № КЧ-1-26/297@). Объединит данные грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Для работы в системе необходимо, чтобы перевозчик грузов был подключен к единой цифровой платформе, куда стекаются все данные о грузовых перевозках - государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Система позволяет создавать, обмениваться и хранить перевозочные документы в единой государственной базе.

Прямого доступа к ГИС ЭПД для компаний и ИП не предусмотрено.

Подключение происходит через операторов, получивших аккредитацию в Минтрансе – ИС ЭПД, который опубликован на сайте Министерства.

Это сервис (программа, веб-платформа), который дает участникам перевозок (грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю, экспедитору) техническую возможность работать с электронными перевозочными документами: создавать их, заполнять, подписывать электронной подписью и обмениваться между собой.

Оператор обеспечивает форматный контроль (чтобы документы соответствовали утвержденным ФНС шаблонам), организует роуминг с другими операторами и передает данные дальше.

Для перехода на электронные перевозочные документы необходимо выполнить следующие действия:

• получить сертификат КЭП на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется получение сертификата КЭП с оформлением МЧД.
• подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.
• предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.

Минтранс определил исключения, когда можно не переходить на электронный формат:

• перевозка грузов для нужд органов госвласти, обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов.
• перевозка в рамках режимов повышенной готовности и ЧС — если на территории введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции.
• если у клиента отсутствует техническая возможность представить экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы.
• если техническая возможность отсутствует у самого экспедитора.
• если клиент — физическое лицо, заказывает услуги для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
• если клиентом по договору транспортной экспедиции выступает иностранное юридическое или физическое лицо.

Для бизнеса использование электронных перевозочных документов позволит ускорить оплату за перевозку в среднем на 20 дней за счет отсутствия необходимости направления бумажного оригинала транспортной накладной грузополучателю.

Для ФНС, в свою очередь, упрощается порядок доступа к информации о перевозках и грузах.