Какие расходы нельзя отнести к представительским

Представительские расходы – это расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Учет этих расходов осуществляется в порядке, предусмотренном частью 2 статьи 264 Налогового кодекса.

Она предусматривает, что к представительским расходам относятся затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика;
• по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Следовательно, оснований для отнесения расходов на культурную программу в виде посещения театров, концертов, музеев, экскурсий к представительским расходам не имеется. На это обратил внимание Минфин в письме от 30.10.2023 г. № 03-03-06/1/103183.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы признаются расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, если выполнены требования п. 1 ст. 252 Налогового кодекса. А именно: произведенные расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

Представительские расходы – это планируемые и целевые расходы. Для их подтверждения организация должна иметь в наличии следующие документы:

• утвержденную смету представительских расходов на год;
• приказы руководителя организации;
• приказ руководителя о назначении ответственного за проведение конкретного официального мероприятия.

После окончания встречи необходимо оформить акт о расходах на ее проведение. К нему должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККТ, документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика и т.д. Все первичные документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».