Как правильно отразить перемещение выручки из кассы обособленного подразделения в кассу головной организации для последующей сдачи в банк?

В соответствии с п.5.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания) прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001. Аналогично, выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002 (п.6.4 Указаний). Это в свою очередь дает основания считать, что расходные операции по кассе обособленного подразделения в адрес юридического лица также должны оформляться расходными кассовыми ордерами.
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что порядок передачи денежных средств из кассы обособленного подразделения определяется юридическим лицом, выдача-прием денежных средств должны оформляться с применением приходных и расходных кассовых ордеров. При этом возникает вопросы, какой бухгалтерской записью должна быть отражена указанная операция, включаются ли в остатки по кассе обособленного подразделения или головной организации суммы, фактически находящиеся в пути.
В соответствии со ст.9 Федерального закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011г. № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной деятельности оформляется первичным документом, составляемым при совершении факта хозяйственной деятельности или непосредственно после его окончания. Как мы уже отметили, в соответствии с Указаниями физическая выдача денежных средств из кассы осуществляется с оформлением расходного кассового ордера. Т.е. при выдаче денег из кассы обособленного подразделения указанные денежные средства перестают учитываться в кассе обособленного подразделения. Не могут они учитываться до фактической сдачи и в кассе юридического лица, так как приходная операция по кассе должна быть оформлена приходным кассовым ордером, оснований для оформления которого до физического поступления денег (учитывая в совокупности положения Указаний и Закона 402-ФЗ) не имеется.
Денежные средства, переданные для сдачи в кассу юридического лица, находящуюся в другом городе, не могут считаться выданными под отчет, так как подотчетными признаются суммы, выданные для осуществления расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица.
Скорее речь идет о ситуации, аналогичной той, что указана в Приказе Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета…» в отношении бухгалтерского счета «Переводы в пути». Вместе с тем, в Приказе 94н речь идет о наличных средствах, сданных для в кредитную организацию, на почту, но не зачисленных по назначению, хотя ситуация, безусловно, по существу похожая. Исходя из вышесказанного, считаем, что сдача наличных денежных средств из кассы обособленного подразделения уполномоченным лицам для перевозки в кассу юридического лица должна быть оформлена расходным кассовым ордером с осуществлением бухгалтерской записи Дт 57 Кт 50 «Касса ОП» (соответственно при фактической сдаче в кассу юридического лица оформляется приходный кассовый ордер с осуществлением бухгалтерской записи Дт 50 «Касса ЮЛ» Кт 57). Из прямого прочтения ФЗ-402 и Указаний следует, что суммы, выданные из кассы обособленного подразделения и не поступившие в кассу юридического лица не могут быть признаны находящимися в кассе предприятия и подлежат отражению как «переводы в пути», аналогично, указанные суммы не должны учитываться при определении остатков по кассе. Вместе с тем, подобный порядок прямо не закреплен законодательно, поэтому в целях снижения рисков рекомендуется осуществлять перемещения денежных сумм в течение кассового дня, либо осуществлять контроль соблюдения лимитов с учетом сумм в пути.
Необходимо обратить внимание, что порядок сдачи наличных средств из обособленного подразделения в юридическое лицо должно устанавливать юридическое лицо, как и порядок транспортировки.
Это значит, что такой порядок должен быть установлен в юридическом лице. При этом формулировка закона, на наш взгляд, достаточно размытая. Таким образом, в отсутствие четких требований закона в отношения правил транспортировки денежных средств (как это, например, сделано в отношении кредитных организаций) в случае неправомерных действий третьих лиц и нанесения вреда здоровью лицам, перевозящим денежные средства юридического лица, существует риск административной или уголовной ответственности (например, по квалификации ст. 293 УК РФ «Халатность») руководящих работников юридического лица, не обеспечивших надлежащие меры безопасности для сотрудников перевозящих ценности.