Транспортная накладная при отправке груза экспедитором

Нередко в качестве грузоотправителя по договору перевозки выступает экспедитор. Какие в этом случае нужно учесть особенности, оформляя транспортную накладную, рассказал Минтранс в своих Методических рекомендациях, направленных письмом от 22.12.2022 № АК-325-р.

Если экспедитор заключает договор перевозки с транспортной компанией от своего имени и за свой счет, то он выступает в качестве отправителя груза, который и составляет транспортную накладную (если иное не предусмотрено договором перевозки груза). Как установлено статьей 805 Гражданского кодекса, если из договора транспортной экспедиции не следует, что экспедитор должен исполнить свои обязанности лично, он вправе привлечь к их исполнению других лиц. Возложение исполнения обязательств на третье лицо не освобождает экспедитора от ответственности перед клиентом за исполнение договора.

Транспортная накладная является первичным документом и документом, подтверждающим расходы на перевозку.

К первичному документу ее относят только в случае, если в накладной есть все обязательные реквизиты, перечисляемые статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в случае, если в ней заполнен раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» (в старой форме это был раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы (при необходимости)») (письмо ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@).

Поэтому, от правильности оформления соответствующих разделов транспортной накладной зависит возможность принятия документа и к бухгалтерскому и налоговому учету.

Минтранс уже рассматривал ситуацию, когда грузоотправителем по договору является экспедитор. Чиновники поясняли, что если по договору перевозки груза экспедитор выступает стороной, у которой по факту осуществления перевозки возникает обязанность оплатить перевозку груза, то экспедитор (лицо, заключившее договор транспортной экспедиции с клиентом согласно статье 801 Гражданского кодекса) является грузоотправителем. В этом случае в разделе 1 «Грузоотправитель» нужно указать экспедитора. Тогда в транспортной накладной одновременно проставляется соответствующая отметка «является экспедитором» (письмо Минтранса от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).

Этот же вывод Минтранс подтвердил в своих Методических рекомендациях.

Помимо порядка заполнения раздела 1 «Грузоотправитель», чиновники обратили также внимание на особенности отражения сведений в разделе 8 «Прием груза» транспортной накладной.

В разделе 8 «Прием груза» нужно указывать:

1. в строке «наименование (ИНН) владельца объекта инфраструктуры пункта погрузки» – реквизиты склада фактического местонахождения груза, с которого осуществляется погрузка груза;

2. в строках «реквизиты лица, осуществляющего погрузку груза в транспортное средство» и «подпись, расшифровка подписи лица, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия лица на погрузку груза» отражаются реквизиты экспедитора или третьего лица. Эти реквизиты указываются в зависимости от того, кто вверяет груз –  экспедитор, его представитель или привлеченное третье лицо.

В случае погрузки груза представителем экспедитора отражаются наименование и реквизиты документа (доверенность, приказ), удостоверяющего его полномочия на погрузку груза и подписание транспортной накладной от имени экспедитора.

В случае привлечения третьих лиц, в строке «подпись, расшифровка подписи лица, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия лица на погрузку груза» указываются ФИО привлеченного экспедитором третьего лица (представителя третьего лица). При погрузке груза представителем третьего лица также приводятся наименование и реквизиты документа (доверенность, приказ), удостоверяющего его полномочия на погрузку груза и подписание транспортной накладной от имени третьего лица.

Кроме того, к необходимым сведениям, которые требуется указать в разделе 1 «Грузоотправитель» и разделе 8 «Прием груза», относятся:

• полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона – для компаний;
• ФИО, ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона – для физлиц.

При этом в случае, когда в разделе 8 «Прием груза» лицо, осуществившее погрузку, совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», в реквизитах указываются только:

• наименование грузоотправителя, – в транспортной накладной, заполняемой на бумаге;
• идентификационный номер налогоплательщика грузоотправителя – в электронной транспортной накладной.

К реквизитам, которые требуется указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа. Для иностранного физлица - составителя документа указывается также фамилия, имя, отчество (при наличии).