Что нового в работе с первичкой по ФСБУ 27/2021

С 1 января 2022 года организации должны перейти на ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает требования к работе с первичными документами и организации документооборота.

Дата составления первичного учетного документа

Дата составления первичного документа – один из обязательных его реквизитов в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» устанавливает, что является датой дата составления первичного учетного документа. Дата составления первичного учетного документа – дата подписания документа лицом, которое:

совершило сделку, операцию и является ответственным за ее оформление;

отвечает за оформление совершившегося события.

Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, то следует указывать также информацию о дате совершения факта хозяйственной жизни. То есть при различии дат составления первичного учетного документа и совершения факта хозяйственной жизни, в первичном учетном документе указываются обе даты.

Оправдательный документ

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» ввел понятие «оправдательный документ».

Оправдательный документ – это содержащий информацию о факте хозяйственной жизни документ, на основании которого в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты.

Оправдательными документами могут быть, в том числе, документы, оформляющие гражданско-правовые отношения организации с контрагентами, работниками, госорганами. К оправдательным относятся также и документы, используемые в управленческой деятельности организации. Например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет.

По общему правилу оправдательный документ не является первичным. В отличие от первичного учетного документа оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты.

Но составленный или полученный организацией оправдательный документ может использоваться в качестве первичного. Это возможно при условии, что первый содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа. В таком случае оформление на его основе специального первичного учетного документа не требуется.

Оформление нескольких операций одним первичным документом

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» установил возможность оформить одним первичным учетным документом:

несколько связанных фактов хозяйственной жизни;

ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов;

ряд сделок по договорам с разными контрагентами.

При этом отдельные факты хозяйственной жизни можно оформлять не при их совершении, а с определенной периодичностью. Например, за сутки, неделю, месяц, квартал.

Такими фактами хозяйственной жизни могут быть:

длящиеся факты хозяйственной жизни, к которым относится начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, т.п.;

повторяющиеся факты хозяйственной жизни. Например, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору, т.п.

В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности.

Однако, в любом случае первичный учетный документ нужно составлять на отчетную дату (информационное сообщение Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).

С 1 января 2022 года график документооборота не обязателен

До начала обязательного применения ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» некоторые правила оформления первичных документов были урегулированы Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н).

Но в связи с появлением ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» излишние требования к ведению «первички», предъявляемые Положением о ведении бухгалтерского учета и бухотчетности, были исключены. В частности, это коснулось графика документооборота.

График документооборота нужен в организации для того, чтобы отразить создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете.

Но с 2022 года ведение этого документа стало необязательным. Так как абзац 3 пункта 15 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухотчетности, посвященный оформлению графика документооборота, признан фактически утратившим силу (информационное сообщение Минфина от 10 июня 2021 года № ИС-учет-33).

Поэтому, с 2022 года оформлять график документооборота не обязательно. Но вы можете продолжить его вести в случае, если сочтете необходимым.

Как применять электронную подпись согласно ФСБУ 27/2021

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» установил в каких случаях обязательно нужно применять усиленную КЭП, а в каких – обычную электронную подпись. Так:

если требование об использовании конкретного вида ЭП установлено федеральным законом или нормативно правовым актом, то организация должна применять именно этот вид электронной подписи;

в случае, если требование об использовании конкретного вида ЭП не установлено ни федеральным законом, ни нормативно правовым актом, организация может сама решить, какую электронную подпись использовать, –  простую электронную подпись, усиленную неквалифицированную или квалифицированную ЭП.

В рамках взаимоотношения организации со своими контрагентами вид ЭП определяется этими партнерами совместно и на основании заключенного между ними соглашения об ЭДО.

При оформлении первичных учетных документов в электронном виде до вступления в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» организация вправе была использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Об этом Минфин сообщил в письме от 14.09.2021 г. № 03-02-11/74628.