Как экспедитору хранить сведения об экспедиционной деятельности

С 1 сентября 2025 года экспедитор обязан хранить на территории Российской Федерации всю сведения об осуществлении экспедиционной деятельности (п. 6 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», далее — Закон № 87-ФЗ). Невыполнение экспедитором обязанности по хранению данных об осуществлении экспедиционной деятельности повлечет проведение документарных или выездных проверок.

К сведениям, которые обязан хранить экспедитор, относится информация о:

• заключенных договорах транспортной экспедиции;
• сторонах договоров;
• лицах, привлекаемых к выполнению договоров;
• свойствах грузов;
• фактах приема, обработки, погрузки, хранения, разгрузки, передачи, выдачи грузов;
• маршрутах следования;
• видах транспорта, осуществляющего их перевозку;
• иная информация, размещаемая в информационных системах, используемых при оказании экспедиционных услуг.

Указанные сведения и документацию экспедитор обязан хранить в течение 3-х лет со дня окончания исполнения этих договоров.

Для исполнения этой обязанности Кабмин утвердил постановление от 29.08.2025 № 1317, которым определил:

• правила хранения и предоставления экспедитором информации;
• правила оценки соблюдения экспедитором обязанностей по хранению и предоставлению информации.

Указанные правила действуют с 1 сентября 2025 года.

Состав информации, подлежащей хранению, включает в себя:

1. сведения о клиенте, в том числе идентификатор клиента в информационном сервисе;

2. сведения о регистрационных данных клиента:

• для физических лиц, не являющихся ИП, - ФИО, паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес места фактического проживания, номер телефона и адрес электронной почты;
• для российских юрлиц - полное и сокращенное (при наличии) наименования, место нахождения и адрес, ИНН, ОГРН, ФИО руководителя юрлица, иного контактного лица организации, информация о них (номер телефона и адрес электронной почты);
• для ИП - ФИО, адрес регистрации по месту жительства (пребывания), ИНН, ОГРН записи о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, номер телефона и адрес электронной почты;
• для иностранных организаций - полное и сокращенное (при наличии) наименования, страна регистрации, налоговый идентификатор или идентификатор в торговом реестре страны регистрации, место нахождения и адрес, информация об организации (номер телефона, номер факсимильной связи (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), адрес или место нахождения филиала или представительства иностранной организации, функционирующего на территории Российской Федерации, фамилия, имя, отчество (при наличии) контактного лица иностранной организации, информация о нем (номер телефона и адрес электронной почты);
• информация о сетевых адресах и портах клиента, сетевых адресах и портах информационного сервиса, с использованием которых осуществлена регистрация в информационном сервисе, с указанием точного времени регистрации в информационном сервисе;
• информация, внесенная в информационный сервис клиентом или экспедитором при регистрации в информационном сервисе клиента;
• информация, автоматически передаваемая в информационный сервис в ходе регистрации в информационном сервисе в силу используемых сетевых протоколов с помощью установленных на устройстве клиента программ для электронных вычислительных машин;

3. сведения о фактах авторизации, включающие в себя:

• информацию о фактах авторизации клиента с указанием идентификатора клиента в информационном сервисе, точного времени и сетевых адресов и портов клиента, сетевых адресов и портов информационного сервиса, с использованием которых осуществлялась авторизация;
• информацию, автоматически передаваемую в ходе авторизации информационному сервису в силу используемых сетевых протоколов с помощью установленных на устройстве пользователя программ для электронных вычислительных машин;

5. информацию об изменении либо о дополнении пользователем информации о номере телефона или об адресе электронной почты, а также иных сведений, указанных им при регистрации в информационном сервисе;

6. информацию о факте прекращения регистрации в информационном сервисе с указанием идентификатора клиента в информационном сервисе, точного времени и сетевых адресов и портов клиента, сетевых адресов и портов информационного сервиса, с использованием которых осуществлялось прекращение регистрации в информационном сервисе;

7. сведения о договорах транспортной экспедиции, включающие в себя номер, дату, предмет договора транспортной экспедиции в соответствии с фактически оказываемой услугой, а также тип груза, в том числе его наименование, категорию, информацию об опасности, и его вес;

8. сведения о лицах, привлекаемых к исполнению договора транспортной экспедиции;

9. сведения о фактах приема, обработки, погрузки, хранения, разгрузки, передачи и выдачи грузов;

10. сведения о платежах, произведенных в рамках исполнения договора транспортной экспедиции, в том числе информацию о назначении платежа, средствах платежа, произведенных денежных операциях (с указанием информации о корреспонденте - идентификаторе платежной системы, валюты, суммы, оплачиваемой услуги или товаров (при наличии), иных данных, указанных при проведении денежной операции);

11. иную фактически фиксируемую информационным сервисом информацию о заключенных договорах транспортной экспедиции, об их сторонах, о лицах, привлекаемых к выполнению договора транспортной экспедиции, о свойствах груза, фактах приема, обработки, погрузки, хранения, разгрузки, передачи, выдачи груза, о маршруте следования, включая данные электронного мониторинга геолокации (при наличии), виде транспорта, осуществляющем его перевозку, а также иную информацию, размещаемую в информационных системах, используемых при оказании экспедиционных услуг.

Хранить все вышеперечисленные сведения экспедитор обязан на территории РФ.

Эти данные экспедитор обязан предоставлять в ФСБ путем организации круглосуточного удаленного доступа к оборудованию и программно-техническим средствам для проведения оперативно-разыскных мероприятий.

Ространснадзор сможет оценивать соблюдение экспедитором правил хранения и предоставления информации, подлежащей хранению, уполномоченным государственным органам, осуществляющим оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации.

Оценка будет проводиться в форме:

• выездных проверок. Выездная проверка проводится по месту нахождения или по месту фактического осуществления деятельности экспедитора. О проведении выездной проверки экспедитор уведомляется органом по контролю не менее чем за 24 часа до начала ее проведения, за исключением случаев, если в обращении уполномоченного органа, на основании которого проводится проверка, указано на необходимость ее проведения без предварительного уведомления проверяемого лица;
• документарных проверок. Документарная проверка проводится по месту нахождения органа по контролю.

Основаниями проведения мероприятий являются:

• обращения уполномоченных органов;
• истечение срока исполнения экспедитором ранее выданного уполномоченными лицами предписания об устранении выявленного нарушения правил хранения информации.

Такие мероприятия разрешено проводить без согласования с прокуратурой.

Для проведения проверки руководителем госоргана:

• издает приказ о проведении мероприятия;
• и утверждает задание на проведение мероприятия.

В задании на проведение мероприятия должны содержаться сведения об экспедиторе, в отношении которого будет осуществлено мероприятие, задачи, сроки и форма проведения мероприятия.

Срок проведения мероприятия не может превышать 30 рабочих дней и может быть продлен приказом руководителя или заместителя руководителя органа по контролю не более чем на 20 рабочих дней.

Если проверяемое юрлицо ведет свою деятельность на территории нескольких регионов, срок проведения мероприятия устанавливается отдельно по каждому обособленному структурному подразделению юридического лица (филиалу, представительству). При этом общий срок проведения мероприятия не может превышать 60 рабочих дней.

В день окончания проведения мероприятия проверяющие составят акт в 3 экземплярах, который подписывается членами комиссии, а в случае проведения выездной проверки подписывается также экспедитором или его представителем.

При наличии у экспедитора или его представителя замечаний к сведениям и выводам, изложенным в акте, такие замечания вносятся в акт или приобщаются к акту в виде отдельного документа, о чем делается отметка в акте.

Экземпляры акта распределяются следующим образом:

• 1-й экземпляр - органу по контролю;
• 2-й экземпляр - экспедитору или его представителю (при проведении документарной проверки направляется органом по контролю в течение 3 рабочих дней со дня подписания акта);
• 3-й экземпляр направляется уполномоченному органу, на основании обращения которого было проведено мероприятие, не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта.

На основании акта руководитель органа по контролю или уполномоченный им заместитель руководителя указанного органа в случае выявления нарушения правил хранения информации вынесет предписание об устранении выявленных нарушений с указанием срока его исполнения, составляющего не менее чем 15 календарных дней.

Срок исполнения предписания об устранении выявленных нарушений не может превышать 180 календарных дней со дня его выдачи.