Как отразить в РСВ расходы на командировки сотрудников

Порядок отражения в РСВ расходов на командировки сотрудников не зависит от того, каким образом они оплачивались.

Объектом обложения страховыми взносами являются все выплаты в пользу работника, производимые в связи с наличием трудовых отношений между работником и организацией, в том числе и оплата организацией командировочных расходов сотрудника.

База для исчисления взносов определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.

Расходы на проживание и проезд в командировке включаются в объект обложения страховыми взносами, но не облагаются ими при условии документального подтверждения (п. 1 ст. 420, п. 2 ст. 422 Налогового кодекса).

Пункт 2 статьи 422 Налогового кодекса предусматривает, что страховыми взносами не облагается оплата организацией расходов на командировки работников (суточные, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 Кодекса, оплата фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов работников на проезд до места назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения и др.).

В этой связи база для исчисления страховых взносов определяется как сумма всех выплат и иных вознаграждений в пользу работника, включая оплату организацией расходов на командировки работника, за минусом сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса, не подлежащих обложению страховыми взносами, в том числе сумм фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов работников.

РСВ заполняется в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

При этом в РСВ отражаются все выплаты в пользу работников, включенные в объект обложения страховых взносов, в том числе, командировочные. Независимо от того, что эти выплаты не облагаются страховыми взносами (письмо Минфина от 27.08.2025 № 03-15-05/83773).

Суммы в виде оплаты организацией расходов на командировки сотрудников отражаются в РСВ:

• по строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 420 Налогового кодекса Российской Федерации» подраздела 1 раздела 1 РСВ;
• по строке 040 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса Российской Федерации» подраздела 1 раздела 1 РСВ.

База для исчисления взносов, отражаемая по строке 050 «База для исчисления страховых взносов» подраздела 1 раздела 1 РСВ формируется как разница соответствующих строк (030 - 040) подраздела 1 раздела 1 Расчета.

В разделе 3 РСВ все выплаты в пользу конкретного работника, включенные в объект обложения страховых взносов, в том числе суммы в виде оплаты работодателем затрат на командировки сотрудника, отражаются:

• в графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений» подраздела 3.2.1 (Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица) раздела 3 РСВ;
• по строке 150 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета — база для исчисления страховых взносов по данному работнику, формируемая как разница суммы выплат и иных вознаграждений, отраженной в графе 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета, и суммы расходов на командировку данного работника.

В связи с этим суммы расходов на командировки работников отражаются организацией в соответствующих строках РСВ.

На этот порядок заполнения РСВ не влияет порядок осуществления самих командировочных расходов. То есть, при заполнении РСВ не имеет значения, приобрела ли компания сама проездные билеты до места командировки и обратно или расходы возмещены сотруднику (письма Казначейства от 24.07.2025 № 07-04-05/08-20890, Минфина от 15.05.2025 № 03-15-05/47702).