Налоговые риски растраты представительских средств на личные нужды

Представительские расходы — это расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. В письме от 14.08.2025 г. № 03-03-06/1/79115 Минфин пояснил налоговые последствия по налогу на прибыль и НДФЛ в случае, если денежные средства, выданные организацией сотруднику на представительские цели, были использованы им не по целевому назначению.

Согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

По общему правилу расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса).

Следовательно, представительские расходы должны соответствовать положениям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

При этом Кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы.

Поскольку в отношении представительских расходов законодательством не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения.

В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).

При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит документированию, в том числе и осуществление расходования средств в представительских целях.

Таким образом, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Закона № 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении соответствующих мероприятий.

Кроме отчета о представительских расходах документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
• иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Минфин отметил, что соответствии с пунктом 16 статьи 270 Налогового кодекса при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей.

С учетом этого можно прийти к выводу, что по налогу на прибыль компания не сможет учесть затраты, если они были переданы сотруднику в качестве расходов на представительские цели, но были потрачены им на личные.

В указанной ситуации у компании появляется и необходимость удержать НДФЛ.

По вопросу налогообложения доходов физических лиц сообщаем следующее.

По общему правилу, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса).

В случае, если денежные средства, выданные организацией сотруднику, были использованы им не по целевому назначению в личных целях, то сумма таких денежных средств приводит к возникновению у такого работника экономической выгоды.

Поэтому, у работодателя возникает необходимость удержать с этого дохода НДФЛ.