НДФЛ при оформлении трудовой книжки

Минфин рассказал, что при оформлении трудовой книжки сотруднику понадобится удержать НДФЛ с ее стоимости, если работника освободили от платы за сам бланк.

За что работодатель взимает плату с сотрудника при оформлении трудовой книжки

Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5-ти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно сдать в бухгалтерию отчет:

• о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

К отчету требуется приложить приходный ордер организации (абз. 2 п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

При этом отметим, что в действующем с 1 сентября 2021 года Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, об обязанности работника оплачивать бланк трудовой книжки напрямую ничего не говорится. О том, что такое возможно, можно судить по косвенным признакам. Поскольку лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно отчитывается в бухгалтерии о полученных за оформление книжки и вкладыша к ней суммах.

К сравнению, в правилах оформления трудовых книжек, действовавших до 1 сентября 2021 года  о взимании денег с работника со стоимости трудовой книжки говорилось прямо. Так, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимал с него плату, размер которой определялся размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

В настоящее время ситуация несколько иная. Поскольку с 1 января 2021 года на лиц, впервые поступающих на работу, оформляют не бумажную, а электронную трудовую книжку. Поэтому, можно сделать вывод, что взимать с работника плату можно теперь только при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. И то в случае, если в порче или утрате документа виновен сам сотрудник.

Ведь в случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Это следует из пункта 45 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Удерживать ли НДФЛ, если работника освободили от платы за бланк трудовой книжки

Доходы в натуральной форме, которые получают сотрудники, облагаются НДФЛ. К доходам, полученным сотрудником в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах лица.

Если работодатель освобождает сотрудника от обязанности вносить плату за оформление трудовой книжки, у последнего возникает доход в натуральной форме. С него организация обязана удержать НДФЛ. К такому выводу Минфин пришел в письме от 29.11.2021 № 03-04-05/96411.

При этом чиновники сделали оговорку: работника освобождают от обязанности по внесению платы за оформление трудовой книжки, в случае если такая обязанность предусмотрена действующим законодательством.