Мобильные кассы: особенности бухгалтерского учета

1. В момент получения наличных денежных средств от клиента необходимо и достаточно выдать кассовый чек. Выдача ПКО не требуется.

ПКО (РКО) оформляется при передаче денежных средств в кассу организации из операционной кассы.

2. Ведение отдельной кассовой книги (отдельных листов кассовой книги), а также журналов кассира-операциониста по каждой мобильной кассе не требуется.

3. Для учета наличной выручки Общество вправе использовать счет 50.02 «Операционная касса», при этом к данному счету могут открываться субсчета в необходимом количестве (по каждой мобильной кассе, кассиру-курьеру и т.д.).

4. Оприходование денежных средств в операционную кассу производится на основании отчетов о закрытии смены (аналог z-отчетов) ККТ с составлением ПКО.

Передача денежных средств из операционной кассы в кассу организации сопровождается составлением приходных и расходных кассовых ордеров.

5. Административная ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрена за неоприходование (неполное оприходование) наличных денежных средств в кассу организации. Оприходованием является отражение операций на основании первичных документов (в данном случае z-отчетов по каждой ККТ).

Ответственности за фактическую непередачу денежных средств не установлено, однако, следует учитывать, что подобная ситуация будет формировать недостачу на конец рабочего дня.

6. Соблюдение кассовой дисциплины также предполагает установление и соблюдение лимитов остатка денежных средств в кассе организации и обособленных подразделений.

Обоснование:

Порядок ведения кассовых операций и порядок осуществления расчетов регулируются  Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Законом №54-ФЗ установлена обязанность применения ККТ при осуществлении расчетов, т.е. при приеме (выдаче) денежных средств за товары, работы, услуги. Закон №54-ФЗ обязывает пользователя ККТ при осуществлении расчетов формировать кассовый чек или БСО.

При этом, Указание №3210-У предусматривает порядок ведения кассовых операций, который распространяется на случи, когда речь идет о кассире, совершающем операции с наличными денежными средствами в специально оборудованном изолированном помещении, специально предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Согласно пункту 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККТ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Подтверждает это и пункт 4.1 Указания № 3210-У, в соответствии с которым кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 36 статьи 1.1 Закона № 54-ФЗ.

Анализируя действующее законодательство по вопросам соблюдения кассовой дисциплины и бухгалтерского учета можно сделать вывод о том, что одновременная выдача покупателю кассового чека и приходного кассового ордера не является обязанностью организации.

Указанием №3210-У предусмотрено ведение кассовой книги для кассы организации и отдельных листов кассовой книги для каждого обособленного подразделения.

Количество кассовых аппаратов не является основанием для ведения отдельных листов кассовой книги (п.4.6 Указания №3210-У).

Кассовые операции оформляются кассовыми документами - приходными кассовыми ордерами (ПКО) 0310001 и расходными кассовыми ордерами (РКО) 0310002, которые могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов (п. 4.1 Указания).

Под фискальными документами понимаются данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Отчет о закрытии смены также относится к фискальным документам (п. 4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Согласно п.4.2 Указания №3210-У, кассовые документы оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В части необходимости ведения журнала кассира-операциониста, необходимо отметить следующее.

Форма первичной учетной документации КМ-4 (журнал кассира-операциониста) утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Учитывая, что названное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, оно не относится к законодательству РФ о применении контрольно-кассовой техники, и, следовательно, указанная форма не подлежит обязательному применению (письмо Минфина России от 13 августа 2019 г. № 03-11-11/61091, письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535, письмо ФНС от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050).

Ст 15.1 КоАП предусмотрена ответственность за  нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - в виде штрафа на должностных лиц в размере от 4.000 до 5.000 рублей; на юридических лиц - от 40.000 до 50.000 рублей.

Соблюдение кассовой дисциплины предполагает выполнение порядка ведения кассовых операций и правила расчетов наличными, установленные Банком России, в частности:

1) непревышение лимита расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и ИП (п. п. 1, 4 Указания № 5348-У);

2) своевременное и полное приходование в кассу наличных денежных средств на основании оформленных ПКО с внесением записи в кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания № 3210-У, Письмо ФНС России от 05.06.2013 № АС-4-2/10250);

3) соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе, если организация не является малым предприятием (п. 2 Указания № 3210-У).

В части того, как следует отражать операции, если кассир-курьер (или водитель) не успевает вернуться и сдать в кассу наличную выручку к окончанию дня, необходимо отметить следующее.

Указания № 3210-У прямо не регулируют этот вопрос. Более того, экспедиторы с кассами не могут рассматриваться в качестве обособленных подразделений, таким образом ссылка и проведение аналогий в данном случае с правилами ведения кассовых операций обособленными подразделениями некорректна.

С точки зрения возможных споров по поводу кассовой дисциплины, необходимо учитывать следующее:

1) Указания устанавливают осуществление кассовых операций по приходным и расходным кассовым ордерам, в т.ч. по окончанию проведения кассовых операций на основании фискальных документов (т.е. в т.ч. зэт-отчетов) – п.4.1.

Т.е. из Указаний четко следует необходимость оформления ПКО по окончанию проведения кассовых операций. Каких-либо исключений не предусмотрено.

2) В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью – п.4.5 Указаний.

Кроме того, законом «О Бухгалтерском учете» № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

В совокупности вышесказанное означает:

1) По кассовым операциям за день должны быть оформлены ПКО и РКО (по операционной кассе – на основании z-отчета);

2) В конце дня фактический остаток денежных средств должен соответствовать остатку по кассовой книге, т.е. оформление ПКО без поступления денежных средств (например, экспедитор сообщает сумму операций, присылает фотографию зэт-отчета, фотографию упакованного и опечатанного пакета с выручкой и описью (ведомостью), а при фактическом визите сдает пакеты в кассу и получает отрывную часть ПКО) обеспечит своевременное составление ПКО и отражение поступивших средств, корректное выведение остатков и оценку непревышения лимитов, своевременное оформление ПКО, но при этом не будет соответствовать Указаниям. Аналогично, не будет соответствовать оформление ПКО «задним числом».

Наиболее практически реализуемым могло бы быть решение о сдаче экспедитором наличных в банк с зачислением на корпоративную карту.

На практике, как правило, хозяйствующие субъекты предпочитают оформлять ПКО «задним числом», по дате зэт-отчета, что не может быть признано соответствующим законодательству, вместе с тем, обеспечивает минимальные риски неблагоприятных последствий, поскольку для выявления правонарушения требуется сопоставление нескольких документов (ПКО, путевых листов, времени пробития чеков и т.д.) для доказательства невозможности сдачи денежных средств в кассу организации. При этом, основной состав правонарушения, за который предусмотрено административное наказание не применим: лимиты кассы соблюдены с учетом поступивших денежных средств, вся выручка оприходована и отражена кассе.