Списать дебиторку без первички

Дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, можно списать. Но наличие первичных документов, которые подтвердят образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является одним из обязательных условий для ее списания.

У любой организации должны быть в наличии документы, которые являются обоснованием формирования по ним показателей регистров бухгалтерского учета. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения о ней нужно хранить не менее 5-ти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Суммы и даты образования безнадежных долгов у организации могут подтвердить следующие документы:

• договор, в котором указана дата срока платежа;
• акт приемки оказанных услуг, оформленный в соответствии с условиями договора;
• платежные поручения;
• акт инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, в котором подтверждается, что на момент списания указанная задолженность не погашена;
• приказ руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.

При этом наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – обязательное условие для включения безнадежного долга в расходы по налогу на прибыль. К такому выводу пришел Минфин в письме от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347.

Поэтому, при выявлении фактов утраты первичных документов, по мнению чиновников, организации надо принять меры по их восстановлению. На это обращают внимание чиновники.

Указанные мероприятия следует осуществлять в рамках проводимых инвентаризаций или в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем организации. Такую точку зрения высказал Минфин в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509. Эти выводы, хотя и были сделаны для бюджетных учреждений, но, на наш взгляд, могут быть применены и в отношении коммерческих организаций.