Как заполнить универсальный корректировочный документ

1) порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара при приемке товара Покупателем;
2) порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон при приемке товара Покупателем;
3) порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара/при выставлении претензии по качеству товара после перехода права собственности;
4) порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон после перехода права собственности. Возможность применения универсального корректировочного документа (УКД) установлена Письмом ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.
УКД сочетает в себе элементы корректировочного счета-фактуры и документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
Утвержденная форма УКД отсутствует. Можно использовать форму, рекомендованную ФНС России, но с учетом изменений, внесенных в форму корректировочного счета-фактуры.
Рекомендованная в Письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ форма УКД структурно состоит из двух блоков информации:
- сведения, содержащиеся в корректировочном счете-фактуре;
- информация, относящаяся к документу, подтверждающему согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгрузки.
Заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов и для корректировочных счетов-фактур, позволяет использовать УКД одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»). Выставление в таком случае отдельного корректировочного счета-фактуры при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) не требуется.
Следовательно, если продавец использует форму УКД, на дату его составления он, по сути, составляет и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ. Поэтому дополнительно соблюдать пятидневный срок составления корректировочного счета-фактуры в таком случае не требуется.
Обратим внимание, что дата выставления продавцом корректировочного счета-фактуры в составе УКД определяется тем, подлежит ли первичный учетный документ об изменении стоимости согласованию со стороны покупателя.
Если в силу заключенного договора (дополнительного соглашения и т.п.) при наступлении определенных условий согласия покупателя на изменение стоимости отгруженных ранее товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) не требуется, то продавцом УКД составляется лишь для уведомления покупателя об изменении стоимости (заполняется, соответственно, строка 9). Тогда в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе покупателю следует рассматривать дату его составления (строка 1), если не установлены иные обстоятельства.
Если же согласие покупателя на изменение стоимости переданных ему ранее товаров (работ, услуг, имущественных прав) требуется, то в день составления УКД продавец только формирует предложение покупателю (оферту) об изменении стоимости (заполняется, соответственно, строка 8). Датой выставления корректировочного счета-фактуры в этом случае следует считать дату согласования покупателем предложенного изменения (строка 13). УКД оформляется в следующих случаях (Приложение № 2 к Письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@):
1) для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его;
2) в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке (без постановки на учет), в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях).
Можно оформлять УКД:
при предоставлении скидок к ранее отгруженным товарам;
при недостаче товара, выявленной в момент приемки;
при обнаружении излишков, которые покупатель готов принять и оплатить;
при возвращении покупателем товаров, не принятых на учет, и т.п. УКД не применяется:
1) во всех случаях возврата (перемещения от покупателя к продавцу) товаров, принятых покупателем на учет (письмо Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/56), для которых специальный порядок вычетов установлен п. 5 ст. 171 НК РФ (решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.05.2011 № 3943/11);
2) для использования в случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, иного первичного учетного документа на отгрузку и счета-фактуры). Поскольку УКД представляет собой модифицированную и дополненную форму КСФ, то УКД может быть выставлен в тех же случаях, когда необходимо выставить КСФ.
Также необходимо отметить, что Минфин России в письме от 15.05.2019 № 03-07-09/34582 указывает, что в силу Постановления Правительства РФ от 19.01.2019 № 15 - на основании п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, у покупателя-налогоплательщика НДС отсутствует обязанность по выставлению счетов-фактур по возвращаемым товарам, даже уже принятым им на учёт. При возврате покупателем товаров, принятых им на учёт, продавцом выставляются корректировочные счета-фактуры. Таким образом, покупатель не выставляет счёт-фактуру, а регистрирует у себя корректировочный счёт-фактуру продавца. Общие требования к реквизитам УКД (строки 5-15):
«5» - дата и номер УПД либо иного первичного учетного документа, показатели которого корректируются.
«6» - Основание изменения стоимости – Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может идентифицировать отношения сторон, приводящие к изменению стоимости (реквизиты договоров, соглашений и т.д., предусматривающих возможность изменения стоимости ранее произведенных отгрузок; актов о расхождениях по количеству и качеству товаров (работ, услуг), выявленных при их приемке и т.п.).
«7» - Иные сведения – Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об изменении стоимости, не предусмотренной в форме УКД. В частности, может быть отражена информация о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом которого явилось предоставление скидки; о необходимых действиях покупателя с непринятым товаром (подлежит возврату, утилизации покупателем и т.п. - данная информация позволит бухгалтерии продавца правильно определить корреспондирующий счет).
«8» - Предложение изменить стоимость
Поставщик предлагает изменить стоимость в строке «8», если по договору такое изменение допускается только с согласия покупателя.
Если покупатель не против, то он заполняет должность, ФИО и подпись в строке «12», а в строке «13» - дату. Тем самым покупатель подтверждает, что согласен с новой стоимостью.
«9» - Уведомление о новой стоимости.
Если по договору достаточно уведомить покупателя, чтобы изменить стоимость, то поставщик расписывается в строке «9».
Строки «8» и «12» заполнять не нужно, поскольку покупатель уже подтвердил согласие на возможное изменение цены, когда заключал контракт.
«10» - Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни
Должность лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.
Если лицом, ответственным за оформление изменения общей стоимости ранее совершенной отгрузки, является лицо, уполномоченное действовать в рамках указанных в строке «6» отношений от имени экономического субъекта (строка «8» или строка «9»), то при наличии подписи в строке «8» или в строке «9» в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ФИО без повторения подписи.
Если лицом, ответственным за оформление изменения общей стоимости ранее совершенной отгрузки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки «8» или строки «9»), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если в силу установленного у экономического субъекта документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, «10а» для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
«12» - Согласие с изменением
Покупатель заполняет должность, ФИО и подпись, если должен согласиться с новой стоимостью. При этом визу может поставить только работник, который уполномочен согласовывать новые цены. Например, руководитель компании либо иной сотрудник по доверенности.
«13» - Дата согласия или уведомления
Дата в строке «13» не является обязательным реквизитом первичного документа. Но ФНС рекомендует заполнять ее в любом случае. Тогда будет ясно, когда покупатель согласился с новой стоимостью или когда уведомил об изменениях.
Дата в строке «13» может совпадать или быть больше даты в строке «1».
«11» и «15» - Наименование экономического субъекта - составителя документа - могут не заполняться при наличии печати; 1. Порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара при приемке товара Покупателем.
3. Порядок заполнения УКД при обнаружении недопоставки товара/при выставлении претензии по качеству товара после перехода права собственности.
Если согласия покупателя на изменение стоимости не требуется:
Если в силу заключенного договора (дополнительного соглашения и т.п.) при наступлении определенных условий согласия покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки не требуется, то продавец составляет УКД лишь для уведомления покупателя об изменении стоимости. В этом случае заполняют строку «9» УКД. При этом строки «8» и «12» остаются пустыми.
Желательно в строку «6» УКД внести основание изменения стоимости. Например, реквизиты договоров, соглашений и т.д., предусматривающих возможность изменения стоимости ранее произведенных отгрузок; акты о расхождениях по количеству и качеству товаров (работ, услуг), выявленных при их приемке, и т.п.
В строке «7» УКД можно отразить иную дополнительную информацию об изменении стоимости, не предусмотренной в форме УКД. В частности, информацию о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом которых явилось предоставление скидки; о необходимых действиях покупателя с непринятым товаром (подлежит возврату, утилизации покупателем и т.п.).
Строка «13» не является обязательной к заполнению. Тем не менее если УКД получен позднее даты его составления, то по строке «13» можно показать дату получения покупателем уведомления от продавца. Рекомендуется ее заполнять в любом случае, поскольку это не допустит несогласованного внесения изменений в документ заинтересованной стороной.
При этом строки «14» и «15» не обязательны. Тем не менее, их заполнение позволяет покупателю рассматривать данный документ в качестве своего внутреннего первичного учетного документа (аналога справки бухгалтера), подтверждающего изменение стоимости полученных ранее ценностей.
Датой выставления корректировочного счета-фактуры считают дату составления УКД (строка (1)). 2. Порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон при приемке товара Покупателем.
4. Порядок заполнения УКД при изменении цены на товар по соглашению сторон после перехода права собственности.
Если требуется согласие покупателя на изменение стоимости.
Если согласие покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки требуется, то в день составления УКД продавец только формирует предложение покупателю (оферту) об изменении стоимости. В этом случае заполняется строка «8» УКД. При этом строка «9» остается пустой.
При этом строки «10» - «15» заполняют в обычном порядке.
Датой выставления корректировочного счета-фактуры считают дату согласования покупателем предложенного изменения (строка «13»).
В отсутствие показателя строки «13» таковой может быть признана дата составления корректировочного счета-фактуры (показатель строки (1), если не может быть доказано иное). Осуществление возврата после перехода права собственности на товар, по претензии по качеству поставленного товара. Согласно Постановлению Правительства РФ от 19.01.2019 № 15 с 01.04.2019 из Правил ведения книги продаж исключили положение о том, что в ней надо регистрировать счета-фактуры, выставленные при возврате товаров, принятых на учет.
На этом основании Минфин в письмах от 10 апреля 2019 г. № 03-07-09/25208 и от 15.05.2019 № 03-07-09/34582 разъяснил, что в случае, если по возвращаемым покупателем товарам, ранее принятым им на учет, отсутствуют корректировочные счеты-фактуры, то у продавца суммы налога на добавленную стоимость по таким товарам к вычету не принимаются.
Таким образом, по нашему мнению, при возврате покупателем товара (в том числе после перехода права собственности), следует оформлять корректировку реализации.
В части возможности применения УКД следует отметить, что данная форма была предложена ФНС в 2014 году, после чего никаких изменений и комментариев по ее использованию финансовыми ведомствами не предоставлялось.
Учитывая при этом, что данная форма разработана как более расширенный КСФ, а также с учетом изменений и рекомендаций по выставлению КСФ при возврате товара, полагаем допустимым также использовать УКД наравне с КСФ.
Более того, УКД в данном случае будет не только налоговым регистром по НДС, но и первичным документом, подтверждающим возврат товара от покупателя.
В части заполнения реквизитов УКД в случае ее составления после предъявления покупателем претензии по качеству товара, рекомендуется заполнять строки следующим образом:
5 – реквизиты ранее выставленных документов на отгрузку товара;
6 – реквизиты претензии покупателя/акта о возврате товаров;
7 – не обязательно для заполнения;
8 – не заполняется;
9 – должность, фио, подпись;
10 – должность, фио ответственного лица, подпись;
11 – реквизиты поставщика (не обязательны при наличии печати);
12 – не заполняется;
13 – покупатель указывает дату;
14 – покупатель заполняет должность, фио ответственного лица (не обязательно);
15 – реквизиты покупателя (не обязательны при наличии печати).
Таким образом, в данной ситуации возможно оформить либо корректировочный счет-фактуру, либо составить УКД со статусом «1» в течение 5 дней с момента признания претензии покупателя.
При этом отмечаем, что не соблюдение сроков оформления корректировочных документов не относится к составу налоговых или административных правонарушений, и не повышает налоговые риски организации.