Какие даты могут быть в электронной первичке

Первичный документ – это бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения, то есть должен содержать достоверную и полную информацию. К первичным документам относятся товарная накладная, акт приемки выполненных работ, в том числе КС-2, акт ОС-1, авансовый отчет, бухгалтерская справка.

В силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо по самостоятельно разработанной форме, утвержденной в учетной политике организации. При этом документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные законом.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Факт хозяйственной жизни – это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

При этом дата составления документа может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом.

Под этой датой понимается дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события. В случае, когда в совершение сделки, операции и оформление ее (оформление совершившегося события) вовлечены несколько лиц, под датой составления первичного учетного документа понимается дата подписания документа лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за ее оформление (лицами, ответственными за оформление совершившегося события).

Об этом говорит ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденное приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н.

Оно же устанавливает правило – при различии дат составления первичного учетного документа и совершения факта хозяйственной жизни в первичном учетном документе указываются обе даты.

Поскольку при оформлении факта хозяйственной жизни подлежит исполнению требование Закона № 402-ФЗ, согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Следовательно, дата совершения факта хозяйственной жизни является неотъемлемой частью сделки.

Поэтому, в качестве даты составления первичного учетного документа указывается:

• дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события;
• информация о дате совершения факта хозяйственной жизни – в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом.

В Минфине отмечают, что для целей налогового учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью, и не противоречить нормам законодательства Российской Федерации о налогах и сборах (письмо Минфина от 27.10.2023 г. № ЗГ-3-26/13966).

Приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, от 22.07.2022 № ЕД-7-26/691@, использование которых носит рекомендательный характер, утверждены форматы представления документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг в электронной форме.

В связи с этим, при составлении электронных документов о передаче результатов работ, о приемке выполненных работ по утвержденным форматам ФНС, до внесения соответствующих изменений в приказы по форматам возможно использовать свободные информационные поля элемента «ИнфПолФХЖ1» таблиц 5.10 и 5.3 «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1», состав данных элементов представлен в таблицах 5.14 и 5.43 «Информационное поле «ИнфПолТип» для отражения в них реквизитов акта (сведения о дате подписания акта) в случае, если даты подписания документа и осуществления операции различаются.