Как указывать коды ЕГАИС и Честного знака в перевозочных документах

При перевозке товаров, подлежащих учету в государственных информационных системах, в электронных перевозочных документах необходимо указывать сведения о соответствующих системах и идентификаторы грузов. Если товар учитывается сразу в нескольких системах, нужно отразить данные каждой из них.

[button text="Переходите на электронные перевозочные документы? Поможем организовать ЭДО"]

При перевозке товаров, сведения о которых содержатся в ГИС, грузоотправитель должен представить предусмотренные законодательством сопроводительные документы либо указать их регистрационные номера в транспортной накладной, если соответствующие документы или сведения о них уже есть в госсистеме (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

При проверке у ФНС автоматически совпадут данные из документов перевозчика с данными в государственных системах учета. Это избавляет от необходимости прикладывать бумажные сертификаты к каждой накладной — достаточно указать их номера, если они уже есть в базе.

В электронных перевозочных документах необходимо отразить:

• код государственной информационной системы, в которой учитывается груз;
• идентификатор учетной единицы — номер или код, позволяющий определить конкретный товар, партию, упаковку либо документ в соответствующей системе.

Для заполнения электронных документов предусмотрены следующие обозначения:

• 01 — ЕГАИС (алкоголь);
• 02 — ГИС МТ («Честный знак», маркировка);
• 03 — ФГИС ВетИС (Меркурий, мясо, молоко);
• 04 — ФГИС ЛК (лес);
• 05 — ФГИС Зерно;
• 06 — ФГИС «Северный завоз».

Если груз подлежит учету в нескольких системах, сведения указывают по каждой из них. Так, если груз нужно регистрировать сразу в нескольких системах, к примеру, и в ЕГАИС, и в «Честном знаке», их коды пишутся через запятую без пробелов (01,02). Если системы нет в официальном списке, ее название пишется просто текстом. Это позволяет сопоставлять информацию из перевозочных документов с данными государственных систем.

[button text="Перевозите маркированные товары? Проверим соблюдение требований к перевозочным документам"]

Если необходимая государственная система отсутствует в классификаторе, ее наименование указывают текстом. Например, для ФГИС «Аргус-Фито» используется название системы, а идентификатором служит уникальный номер карантинного сертификата.

Одного обозначения системы недостаточно: необходимо также указать идентификатор учетной единицы. В зависимости от системы это может быть номер заявки в ЕГАИС, код маркировки в ГИС МТ, номер ветеринарного сопроводительного документа или идентификатор СДИЗ во ФГИС «Зерно».

Перед оформлением электронных перевозочных документов необходимо установить, подлежит ли перевозимый товар учету в одной или нескольких государственных системах.

Кроме того, в ФНС обратили внимание на особенности заполнения электронной накладной и электронного путевого листа.

В электронной накладной есть специальная таблица «Дополнительные сведения о товаре». В ней нужно указать код системы и номер, под которым груз в ней числится. Если номеров несколько, для каждого создается отдельная строка.​

В электронном путевом листе нужно заполнить «Информационное поле»:

• в поле «Идентификатор файла» всегда ставится один и тот же код: ed000000-0000-0000-0000-000000000000;
• в поле «Текстовая информация» вписываются код системы и номер учетной единицы.

Таким образом, при заполнении документов важно проверить:

• правильно ли выбраны коды всех необходимых систем;
• соответствует ли идентификатор виду учетной единицы, предусмотренному для конкретной системы;
• соблюден ли порядок перечисления кодов и указания нескольких идентификаторов;
• внесена ли в электронный путевой лист обязательная техническая отметка;
• указаны ли текстовые наименования систем, отсутствующих в классификаторе.

Эти правила необходимо учитывать при настройке электронного документооборота и проверке перевозочных документов. Особенно важно не путать код государственной системы с идентификатором конкретного груза: эти реквизиты выполняют разные функции.

Также напомним, что более развернутые рекомендации о том, как заполнять электронные документы, если перевозка груза подлежит учету в государственных информационных системах, ФНС дала в письме от 22.09.2026 № ЕА-36-26/8426@.