Как передать МЧД контрагенту

После наделения сотрудника полномочиями на основании МЧД, об этом нужно сообщить контрагенту.

Существует 2 способа это сделать:

• самостоятельно передать доверенность контрагенту совместно с пакетом документов;
• разместить доверенность на хранение, а контрагенту сообщить о том, где она лежит и как ее получить.

Первый вариант подходит для следующих случаев:

• если доверенность используется разово или в очень ограниченном временном промежутке;
• если доверенность содержит узкие полномочия, например, на подписание договоров.

В такой ситуации доверенность не нужна большому кругу контрагентов, следовательно, не нужно затрачивать ресурсы на ее поиск в реестре ФНС.

В таком случае МЧД направляется вместе с пакетом документов, контрагент анализирует ее и бизнес документы, а дальше делает вывод о корректности подписания и полномочиях подписанта.

Однако, если компания большая и ведет активную деятельность, то ей требуется формировать и обрабатывать большое количество доверенностей. При большом числе контрагентов, которые выбирают хранение доверенностей в различных информационных системах, потребуется произвести интеграцию с каждой такой системой для проверки полномочий подписанта. Это сложно и дорого. Поэтому, компании больше подойдет вариант с хранением МЧД в распределенной системе ФНС. При этом компания всегда сможет контролировать статус МЧД и будет иметь возможность оперативно отменить ее.

В случае выбора такого способа контрагенту нужно указать, где хранится доверенность, а также ее идентификаторы для получения. Эту информацию можно поместить в сам документ или передать отдельно от него.

Напомним, что с сентября 2023 года у ФНС появился новый специализированный портал для работы с машиночитаемыми доверенностями – Единое хранилище МЧД. 

Чтобы направить документ в распределенный реестр, нужно приложить XML-файл доверенности или заявления. Передаваемые документы должны быть подписаны открепленной квалифицированной электронной подписью.