Как выбрать между бухгалтером на аутсорсе и в штате

Кому и как доверить ведение бухгалтерского учета – один из вопросов, который актуален для компаний малого и среднего бизнеса. Для фирм с небольшим оборотом держать штатного бухгалтера может быть довольно затратно. Но у предпринимателей есть выход – воспользоваться услугами аутсорсинговой компании и доверить ведение бухучета удаленно. Тем не менее, у обоих вариантов есть как преимущества, так и недостатки.

Преимущества штатного бухгалтера:

• находится в офисе и может решать срочные вопросы сразу;
• лично подчиняется руководителю;
• находится в курсе дел компании, вовлечен в ее бизнес-процессы.

Минусы штатного бухгалтера:

• трудности с поиском грамотного специалиста;
• недостаточность наличия в штате только одного специалиста, поскольку заменять бухгалтера обычными сотрудниками на время отпуска, болезни или декретного отпуска нельзя;
• значительная финансовая нагрузка для небольшой компании. Бухгалтеру положено оплачивать больничные и отпуска. Его рабочее место необходимо обустроить. При этом нужно потратиться не только на технику и мебель, но и на специализированное ПО, в том числе, техподдержку и обновления к нему;
• штрафы за ошибки ведения бухучета не предусмотрены. Привлечь бухгалтера к материальной ответственности практически невозможно. Размер ответственности главбуха ограничен одним месячным заработком.

Расширение рынка аутсорсинговых услуг привело к тому, что ведение бухучета удаленными сотрудниками уже перестало быть необычным явлением.

На аутсорсинг все чаще переводят не только отдельные участки бухучета, но и доверяют его ведение в полном объеме.

Схема сотрудничества с аутсорсинговой компанией такова: предприниматель передает ей первичные документы от контрагентов, а операции проводит аутсорсер. Он же формирует закрывающие документы: счета на оплату, платежные поручения, накладные и акты. Кроме того, аутсорсеру можно поручить и сдачу отчетности в налоговые инспекции и другие инстанции.

Плюсы бухгалтерии на аутсорсинге:

• экономия на фонде оплате труда. Бухгалтеры нередко возражают, что работая в конкретной компании, они получают фиксированную заработную плату, которая может быть ниже, чем стоимость услуг аутсорсинговой компании. Однако, стоимость услуг аутсорсера может оказаться ниже за счет автоматизации процессов. Там, где на фирме нужно несколько человек,  специализированной компании достаточно одного. При этом зарплата аутсорсера складывается из его фактического объема работы, который он выполняет;
• взаимозаменяемость сотрудников. У бухгалтерии на аутсорсе не может быть простоев из-за больничных и отпусков;
• ответственность несет не отдельный человек, а компания. Условия ответственности аутсорсера можно урегулировать с помощью договора;
• экономия на обустройстве рабочего места штатного бухгалтера. Все технические средства и специализированное бухгалтерское ПО есть у аутсорсинговой компании;
• экономия на обучении штатного бухгалтера. При этом бухгалтеры на аутсорсе тоже обучаются. Но этот процесс устроен иначе. Поскольку специалисты работают в команде, они постоянно обмениваются опытом по вопросам, возникшим на практике;
• в случае, если сотрудничество с аутсорсинговой компанией чем-то не устроило заказчика, ее можно поменять. Сделать это проще, чем уволить штатного сотрудника, вместо которого понадобится искать нового.

Минусы бухгалтерии на аутсорсинге:

• есть риск утечки информации. Однако, это вопрос решаем с помощью условий о конфиденциальности и финансовых санкций, установленных договором;
• незнание специфики работы конкретной компании. В то же время долгосрочное сотрудничество с аутсорсером приведет к тому, что он полностью вникнет в дела клиента. При этом штатный бухгалтер, который долгое время ведет один и тот же участок, ограничен функционалом одной компании. Аутсорсинговая компания не специализируется на сотрудничестве с компаниями только одной сферы деятельности. Поэтому, ее сотрудники разбираются в нюансах бухучета в разных сферах – строительства, консалтинга, торговли, т.п.
• сложность контроля работа аутсорсера;
• взимание дополнительной платы за дополнительные услуги.

Многие вопросы между клиентом и аутсорсером можно решить с помощью договора. Например, установить условия о соблюдении конфиденциальности, ответственности, урегулировать порядок формирования стоимости оказываемых услуг, ввести сроки отчетности о выполненной работе.

Нарушение условий договора приведет к судебному разбирательству и штрафам, в чем аутсорсинговая компания не заинтересована. Поэтому, она будет стараться соблюдать условия обслуживания клиентов для того, чтобы сотрудничать с ним в течение как можно более продолжительного времени.