Учет возмещения затрат удаленщикам с августа 2023 года

С 31 августа 2023 года действуют новые правила учета возмещения затрат дистанционным сотрудникам. Соответствующие изменения внесены Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ.

Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьей 312.6 Трудового кодекса дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства.

При этом работодатель:

• выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• а также возмещает расходы, связанные с использованием принадлежащих удаленщику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств

Порядок, сроки и размеры возмещения должны определяться в коллективном договоре, ЛНА компании, в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 312.6 Трудового кодекса).

Минфин отмечал, что организация вправе учитывать в составе расходов для целей налога на прибыль суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями статьи 312.6 Трудового кодекса.

Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности.

При этом работодатель должен располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (оплату работником электроэнергии, услуг связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции и др.) (письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263).

С 13 августа 2023 года в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, разрешено учитывать расходы, связанные с возмещением расходов дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Возмещение учитывается:

• в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
• либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении).

При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.