Несущественные ошибки в первичке не влияют на учет расходов

Первичные учетные документы являются письменным доказательством факта совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций.

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного учетного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он после проверки вносится в регистры бухгалтерского учета.

При передаче подписанного первичного учетного документа в бухгалтерию, бухгалтеры организации проверяют форму документа, наличие обязательных реквизитов, законность проведенной хозяйственной операции и арифметические расчеты. Данные проверенных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

В силу положений Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Пунктом 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции и должны содержать достоверные сведения.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. В то же время обязательными к применению продолжают оставаться и формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.

По общему правилу состав и формы первичных учетных документов, необходимых для оформления тех или иных фактов хозяйственной жизни, определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Минфин отметил, что для целей налогового учета первичный учетный документ должен соответствовать требованиям статьи 252 Налогового кодекса и Закона № 402-ФЗ.

Несущественные ошибки в первичных учетных документах не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина от 01.09.2025 г. № 03-03-06/1/84992).

О несущественности ошибки свидетельствуют такие недочеты в оформлении документа, если они не препятствуют налоговикам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни.