Как оформить уничтожение персональных данных сотрудников

В строго установленных случаях работодатель обязан уничтожать персональные данные, полученные от сотрудников. Порядок уничтожения персданных зависит от того, в каком порядке эти данные обрабатывались компаний – с использованием средств автоматизации или без. 

С 1 марта 2023 года действует приказ Роскомндазора от 28.10.2022 № 179, который утвердил порядок подтверждения уничтожения ПД. До появления этого документа законодательно установленных требований к порядку оформления документов, подтверждающие факт уничтожения персональных данных, не было.

С появлением нового порядка при обработке персональных данных работодателям потребуется придерживаться следующих правил:

1. если персданные обрабатываются с использованием каких-либо средств автоматизации (компьютеров, ноутбуков, планшетов, мобильных и т.д.), то документами, подтверждающими уничтожение персональных данных, являются:

акт об уничтожении персональных данных;

выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

В случае, когда в выгрузке из журнала невозможно указать какие-то сведения, их можно отразить в акте. В таком случае подтверждением будут оба способа, независимо от способа обработки ПД;

2. если средства автоматизации не используются, то подтверждением будет только акт об уничтожении персональных данных.

Жалобы на незаконное использование персданных принимает РКН.

Кроме того, лицо, чьи персональные данные незаконно используются оператором, вправе самостоятельно потребовать от владельца ресурса прекратить незаконное их распространение. Невыполнение такое требования может повлечь привлечение оператора к административной ответственности.