Правила применения онлайн касс

Предприниматели обязаны применять ККТ, включенную в реестр, при осуществлении расчетов. С 2016 года взаимодействие пользователей ККТ с налоговиками перешло на новый уровень. С этого момента передача данных инспекциям осуществляется в режиме реального времени через ОФД. Для этого предназначены специальные модели ККТ – онлайн-кассы.

Правила функционирования онлайн-касс

Порядок работы ККТ в такой системе обмена данными с ФНС следующий – в момент расчета фискальный признак формируется фискальным накопителем в ККТ, автоматически проверяется у ОФД и хранится в некорректируемом виде в ККТ и у оператора фискальных данных. Сведения поступают в ФНС России, которая хранит их в защищенном контуре.

ФН – это программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) устройство для записи, хранения и защиты информации о расчетах, проведенных через онлайн-кассу, фискальных данных. Информацию, которая зафиксирована на ФН, изменить невозможно.

Виды фискальных накопителей

Накопители различаются по сроку действия – 15 и 36 месяцев. При этом модель накопителя должна быть аккредитована в ФНС. Это можно проверить в реестре, который ведет налоговая служба.

С 6 августа 2021 года все владельцы онлайн-касс обязаны регистрировать в кассе фискальный накопитель нового образца — ФН-М, который поддерживает все форматы фискальных данных: 1.05, 1.1 и 1.2 для продажи маркированных товаров.

Хранение информации и блокировка ФН

ФН заблокируется, если в течение 30-ти дней от ОФД не поступит подтверждение о доставке чеков оператору.

Этот срок отсчитываются с момента последнего подтверждения сформированного на кассе чека. В течение 30-ти дней ККТ продолжит печатать чеки, а информация о них будет сохранятся на ФН. Однако, если не передать данные в ОФД до истечения назначенного срока, накопитель заблокируется. Исключение – применение кассы в автономном режиме.

Иногда чеки могут не поступить в ОФД по техническим причинам. Наиболее частая причина, по которой это может произойти, — отсутствие интернета. Также это может быть сбой в работе кассы или ФН, проблемы на стороны ОФД.

Также ФН заблокируется, если его память заполнена или закончился срок действия.

Когда до конца срока действия ФН останется менее 30-ти дней, пользователю ККТ придет уведомление в личном кабинете ОФД. Также это можно отследить в отчете о закрытии смены. Там появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней».

В ряде случаев налоговики допускают, передача информации ОФД в момент расчета невозможна по объективным причинам. При возникновении независящих от пользователя ККТ обстоятельств, которые не позволяют ему исполнить в момент расчета обязанность по передаче информации оператору фискальных данных, такую обязанность продавец должен исполнить незамедлительно после того, как IP-адрес его ККТ разблокируют. Передать данные ОФД пользователь ККТ должен не позднее, чем по истечении 30-ти календарных дней с момента разблокировки IP-адреса ККТ.

Что сделать, чтобы не допустить блокировку ФН

Для этого необходимо следить за сроком действия ФН в личном кабинете ОФД и вовремя его менять.

Кроме того, нужно проверять наличие подтверждений от ОФД. В отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

В случае, когда ФН все-таки заблокировался, пользователь может попытаться устранить причины блокировки самостоятельно. Например, проверить подключение к интернету. Если после восстановления подключения все данные попадут к ОФД, то блокировка отменится, а работу можно продолжить в прежнем режиме.

Замена ФН

Когда пришло время замены ФН, требуется:

• убедится, что все документы переданы в ОФД;
• сформировать на кассе «Отчет о закрытии смены» и «Отчет о закрытии ФН»;
• извлечь старый ФН и установить новый;
• перерегистрировать ККТ в налоговой инспекции после того, как процедура замены ФН закончена;

Перерегистрировать ККТ можно, подав заявление в ИФНС на бумаге или в электроном виде, чере ЛК налогоплательщика, в разделе ККТ.

Закрытый ФН нужно хранить в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе, в течение 5-ти лет.

Процедура перерегистрации ККТ при замене ФН в аппарате обязательна. ФН замененный без заявления в инспекцию, в случае снятии с учета налоговым органом ККТ в одностороннем порядке по причине истечения срока ФН, заканчивает срок действия и исключается из реестра.