Как использовать ЭЦП в организации

П. 2 ст. 160 ГК РФ установлено, что «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Иными словами, ГК приравнивает электронную подпись к аналогу собственноручной подписи.

Это означает, что законное использование электронной подписи возможно только тем лицом, в отношении которого она выпущена.

Понятие и сфера применения электронной подписи регулируется соответствующим Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Формулировки данного Закона являются не вполне однозначными, в частности, п.1 ст.10 Закона №63-ФЗ установлено, что «при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия».

Использование же простой электронной подписи, согласно статье 9 Закона №63-ФЗ, устанавливает «обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность».

На практике неоднозначность данных норм, связанных с законностью передачи ЭП с согласия его владельца, порождает непредсказуемые последствия.

Например, в  Постановлениях АС ЗСО от 20.02.2015 № А27-5335/2013 и ФАС МО от 05.08.2014 № А40-82734/2013 представлены ситуации, когда организации пытались взыскать с банка «необоснованно списанные средства», однако, истцам не удалось доказать, что ЭП были использованы не уполномоченными на это лицами.

Важно отметить, что выявляемые в суде факты передачи ЭП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.

Судебная практика по случаям недолжного использования ЭП и вызванных таким фактом финансовых рисков достаточно обширна, при этом каждый случай, когда ЭП была использована иным лицом, нежели ее владельцем, повлек для компании финансовые потери и последующий проигрыш в суде.

Аналогичным образом необходимо оценивать последствия использования ЭП с точки зрения права на заключение сделок неуполномоченными лицами.

В частности, ст.183 ГК РФ устанавливает,  «при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.

До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.

Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков. Убытки не подлежат возмещению, если при совершении сделки другая сторона знала или должна была знать об отсутствии полномочий либо об их превышении».

Учитывая имеющиеся риски, полагаем, что наиболее целесообразным при использовании электронных подписей является выпуск таких подписей персонифицировано для отдельных сотрудников с обязательным одновременным указанием в доверенности полномочий лиц, на которых будет возложено право подписи документов или совершение иных юридических действий.